辦公自動(dòng)化原理及應(yīng)用筆記第五章

第五章公文管理信息系統(tǒng)
　　
　　（一）公文管理自動(dòng)化概述－公文的生成、辦理、存儲(chǔ)、檢索、傳遞、歸檔等項(xiàng)工作環(huán)節(jié)的現(xiàn)代化管理，即以現(xiàn)代化工具和方式代替手工操作。
　　
　　1、識(shí)記：（1）公文－公務(wù)文件或公務(wù)文書(shū)的簡(jiǎn)稱(chēng)，是指機(jī)關(guān)、部門(mén)、團(tuán)體在處理公務(wù)活動(dòng)的過(guò)程中，按特定體式形成與使用的、具有法定效用的文件，包括收文、發(fā)文、內(nèi)部文件和其他文字材料
　　
　?。?）公文工作-各級(jí)、各類(lèi)國(guó)家機(jī)構(gòu)或社會(huì)組織的工作人員所從事的，自公文形成直至辦理完畢的全部活動(dòng)過(guò)程。包括公文的撰制、傳遞、處理等，直至最后向檔案部門(mén)移交。
　　
　?。?）公文手工管理流程－發(fā)文管理、收文辦理、辦畢公文處理
　　
　　發(fā)文辦理－發(fā)文單位對(duì)公文的撰寫(xiě)、處置和管理的工作過(guò)程。
　　
　　包括：立意、撰寫(xiě)、會(huì)簽、審核、修改、簽發(fā)、注發(fā)、繕印、校對(duì)、蓋印、分裝、發(fā)送、催辦、查辦
　　
　　收文辦理－公文接收后，在受文單位內(nèi)部就文件運(yùn)轉(zhuǎn)辦理所構(gòu)成的一系列工作環(huán)節(jié)。
　　
　　包括：簽收、登記、分發(fā)、摘編、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、查辦
　　
　　辦比公文處理－對(duì)辦畢的公文處理的過(guò)程。包括：清退、銷(xiāo)毀、暫存、立卷、歸檔
　　
　?。?）公文管理自動(dòng)化發(fā)展－人工管理、啟蒙與準(zhǔn)備、公文管理現(xiàn)代化初級(jí)階段、公文管理現(xiàn)代化成熟階段
　　
　　2、領(lǐng)會(huì)：（1）手工管理公文存在的問(wèn)題－
①掌握信息不完全、不及時(shí)
②控制辦文手段的不足
③公文統(tǒng)計(jì)難度大
④不必要的重復(fù)勞動(dòng)
⑤辦文效率低
　　
　?。?）公文管理自動(dòng)化的背景與動(dòng)力
　　
　　科技因素（計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、文字處理技術(shù)、多媒體技術(shù)、管理科學(xué)、軟件科學(xué)）、人員因素、價(jià)格因素
　　
　　（3）公文管理信息系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)方式（單機(jī)方式和網(wǎng)絡(luò)方式）
　　
　　單機(jī)方式－公文的傳遞、辦理、直至歸檔仍采用傳統(tǒng)人工方式，只是對(duì)公文的形成特征和內(nèi)容特征采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理
　　
　　網(wǎng)絡(luò)方式－公文直接在計(jì)算機(jī)上生成，收、發(fā)文通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，在計(jì)算機(jī)服務(wù)器與各計(jì)算機(jī)終端上對(duì)文件的整個(gè)辦理過(guò)程進(jìn)行科學(xué)的管理。
　　
　?。ǘ┕墓芾頂?shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)
　　
　　1、識(shí)記：數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的選擇－任務(wù)：根據(jù)系統(tǒng)功能的需要，決定數(shù)據(jù)庫(kù)的組織形式和存儲(chǔ)方式
　　
　　數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)應(yīng)具有性質(zhì)：
①支持SQL語(yǔ)言的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)
②支持多媒體數(shù)據(jù)格式及全文存儲(chǔ)
③支持網(wǎng)絡(luò)環(huán)境
④豐富完整的輔助開(kāi)發(fā)工具
⑤良好的兼容性⑥快速的運(yùn)行速度
　　
　　2、應(yīng)用：（1）公文管理數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)
　　
　　
①確定文件名；

②設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)文件結(jié)構(gòu)；

③確定數(shù)據(jù)庫(kù)間的關(guān)聯(lián)字段
　　
　　數(shù)據(jù)庫(kù)文件－庫(kù)文件，數(shù)據(jù)庫(kù)中的基本數(shù)據(jù)以文件的形式存儲(chǔ)在磁盤(pán)中
　　
　　包括：主文件、索引文件、暫存文件、后備文件、參考文件
　　
　　設(shè)計(jì)庫(kù)文件結(jié)構(gòu)－字段名、字段類(lèi)型、字段寬度、小數(shù)位數(shù)四個(gè)結(jié)構(gòu)參數(shù)
　　
　　字符型C，數(shù)值型N，浮點(diǎn)型F，邏輯型L，1，日期型D，8，備注型M，10，通用型G，10
　　
　　（2）公文管理數(shù)據(jù)庫(kù)的建立－
①數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的建立（命令方式、菜單方式）
②向數(shù)據(jù)庫(kù)輸入數(shù)據(jù)
　　
　　（3）收文數(shù)據(jù)庫(kù)文件結(jié)構(gòu)；

　　
　　收文號(hào)C 20收文日期C 10來(lái)文單位C 30文件號(hào)C 20
　　
　　性質(zhì)C 4類(lèi)型C 8密級(jí)C 4緊急程度C 8
　　
　　題名C 70正文份數(shù)N 3 0附件份數(shù)N 3 0頁(yè)數(shù)N 4 0
　　
　　文書(shū)處理號(hào)C 8分類(lèi)號(hào)C 14承辦者C 70主題詞C 50
　　
　　提要M 10全文G 10
　　
　　（4）發(fā)文數(shù)據(jù)庫(kù)文件結(jié)構(gòu)
　　

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