辦公自動化原理及應(yīng)用筆記第六章

第六章文檔一體化系統(tǒng)
　　
　?。ㄒ唬┪臋n一體化－辦公自動化系統(tǒng)中進(jìn)行信息控制和管理的主要形式
　　
　　1、識記：（1）公文與檔案的關(guān)系；

　　
　　公文種類拓展（一般公文、常用公文、專業(yè)公文、電子郵件）、公文載體上的擴(kuò)展
　　
　　檔案－過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄
　　
　　
①檔案來源于文件。一般來說，檔案是在文件使用或辦理完畢后，經(jīng)過鑒定歸檔轉(zhuǎn)化形成的。
　　
　　
②公文是檔案的前身。公文是為處理事務(wù)而制作的，當(dāng)事務(wù)處理完畢時有關(guān)該事務(wù)的一系列公文的內(nèi)容也就自然地成為該事務(wù)過程和結(jié)果的原始記錄，經(jīng)過選擇后保存下來便轉(zhuǎn)化為檔案。
　　
　　
③公文的主要作用是在完成和處理事物中發(fā)揮規(guī)劃、指導(dǎo)、修正等現(xiàn)行效用，具有明顯的時效性。檔案的主要作用便是在研究、稽核該事務(wù)時發(fā)揮憑證和查考作用，在研究該事務(wù)的發(fā)展及其與其他社會活動的關(guān)系中發(fā)揮參考作用，具有明顯的回溯性。
　　
　　（2）文化生命周期理論－研究文件產(chǎn)生、運(yùn)動、變化的過程和規(guī)律的理論。
　　
　　生命周期劃分為四個階段－制作階段、現(xiàn)實(shí)使用階段、暫時保存階段、永久保存階段。
　　
　?。?）文檔一體化的作用
　　
　　
①使檔案收集完整、系統(tǒng)、便捷、準(zhǔn)確、安全；

②文檔超前控制；

③提高信息檢索效率；

　　
　　
④科學(xué)決策的需要；

⑤提高行政效率；
⑥有利于人、財、物的合理利用
　　
　　2、領(lǐng)會：（1）文檔一體化的含義－從文書和檔案工作全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從文件生成制發(fā)到歸檔管理的全過程控制。包括文檔實(shí)體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化、文檔規(guī)范一體化。
　　
　　（2）實(shí)行文檔一體化的條件：
　　
　　
①理順管理體制，完善組織機(jī)構(gòu)；

②進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)；

③改變陳舊觀念，培養(yǎng)與一體化相適應(yīng)的人才；

　　
　?。?）文檔一體化模式
①機(jī)關(guān)內(nèi)部文件、檔案管理一體化；

②機(jī)關(guān)之間從機(jī)構(gòu)和職能上進(jìn)行一體化；

③建立有人、財、物和管理自主權(quán)的文件中心
　　
　　（二）文檔一體化計算機(jī)系統(tǒng)的組成
　　
　　1、領(lǐng)會：文檔一體化系統(tǒng)維護(hù)的主要內(nèi)容－一般項目維護(hù)、主題詞維護(hù)、分類維護(hù)、代碼維護(hù)、數(shù)據(jù)維護(hù)
　　
　　系統(tǒng)維護(hù)－在系統(tǒng)運(yùn)行過程中，為使其能正常運(yùn)轉(zhuǎn)而進(jìn)行的保養(yǎng)、維修及改善工作。
　　
　　一般項目維護(hù)－文件類型、檔案類型、著錄項目設(shè)置、用戶管理
　　
　　主題詞標(biāo)引－公文和檔案在加工存儲檢索過程中，將其內(nèi)容主題的自然語言轉(zhuǎn)換成規(guī)范化主題詞法語言過程
　　
　　主題詞維護(hù)－詞表建立和詞表管理
　　
　　分類維護(hù)－把的檔案按其來源、內(nèi)容、時間或其他形式特征，劃分為若干類別，使其進(jìn)一步條理化、秩序化。
　　
　　中國檔案分類法－規(guī)范化了的檔案分類語言，進(jìn)行檔案分類標(biāo)引的依據(jù)和工具
　　
　　檔案分類表的類目是一種標(biāo)志，代表一組具有共同屬性的檔案。
　　
　　從屬關(guān)系－通過設(shè)置下位類實(shí)現(xiàn)，并列關(guān)系－同位類關(guān)系
　　
　　代碼是系統(tǒng)為常用錄入項提供的簡短符號，使用代碼有助于減少錄入量，提高系統(tǒng)效率
　　
　　數(shù)據(jù)維護(hù)－數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)、整理數(shù)據(jù)（重建數(shù)據(jù)庫索引文件，將邏輯刪除數(shù)據(jù)物理刪除，刪除臨時文件）
　　
　　2、應(yīng)用：文檔一體化系統(tǒng)的組成（公文子系統(tǒng)；
歸卷子系統(tǒng)；
檔案管理子系統(tǒng)）。
　　
　　文檔一體化計算機(jī)系統(tǒng)是采用計算機(jī)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)的文書、檔案一體化管理的系統(tǒng)。

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