2016年4月湖北自考公文寫作與處理考點：公文標注主題詞的作用

湖北2016年4月自考公文寫作與處理考點：公文標注主題詞的作用

  1、公文標注主題詞，可以準確簡要地概括文件的主要內(nèi)容。主題詞單個使用或幾個并用，就能夠比較精確地揭示出該份文件主要包括了哪幾個方面的內(nèi)容。比 如《XX省人民政府辦公廳關(guān)于印發(fā)公文運轉(zhuǎn)規(guī)則的通知》，全文有8000多字，用了四個主題詞：“機關(guān)、公文、規(guī)定、通知”，就點明了該份文件寫的是關(guān)于 公文運轉(zhuǎn)規(guī)則的內(nèi)容。又如《X X公司關(guān)于印發(fā)公文管理辦法（試行）的通知》，全文共9000余字，只用了三個主題詞：“公文、管理、通知”，這三個詞就點明了該份文件是公文管理方面的 內(nèi)容。而公文標題則講求結(jié)構(gòu)完整，語法通順，且字數(shù)較多，不可能像主題詞這樣精練、簡潔。如前面所述兩份文件的標題字數(shù)都是三十多個字。有時公文標題不含 內(nèi)容，只有文種，如“通知”、“通告”等。有的函件甚至沒有標題。有了主題詞，就對文件起到畫龍點睛的作用，文章所包含的主要內(nèi)容也就一目了然了。

  2、公文標注主題詞，可以幫助我們大大提高文件檢索、查詢的速度，有利于提高整個機關(guān)的辦事效率，尤其是大型數(shù)據(jù)庫使用主題詞效果更為明顯。主要表現(xiàn)在：

  一是快。使用主題詞，可以解決在記不住要查找的公文的發(fā)文字號和公文標題的情況下，憑借記住的大概內(nèi)容，就可以很快地通過計算機檢索把文件調(diào)出來。

  二是準。如果文件不使用主題詞，而用人工檢索的話，很容易將文件抽錯，常常要反復查找。而微機使用主題詞檢索，就能夠很快地、準確地調(diào)出文件。如果一個文件使用多個主題詞，你記得越多，查找得就更快更準。

  三是全。微機使用主題詞檢索，能夠輕而易舉地將某一方面的文件系統(tǒng)地查找出來。而且還擴大了文件的利用范圍，特別是辦公自動化聯(lián)網(wǎng)以后，按主題詞編碼隨時可以調(diào)閱所需要的文件。

  三、公文標注主題詞，有利于文書檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學化。每個主題詞經(jīng)優(yōu)選確定以后，都有固定編碼，在一定范圍，一定地區(qū)內(nèi)通用，形成 一個規(guī)范化的主題詞表。主題詞表也是標注主題詞的依據(jù)。1997年12月，國務院辦公廳秘書局修訂發(fā)布的《國務院公文主題詞表》共由15類1049個主題 詞組成，分為主表和附表兩大部分。主表有13類751個主題詞，附表有2類298個主題詞。

  詞表分為三個層次。第一層是對主題詞區(qū)域的分類，如“綜合經(jīng)濟”、“財政、金融”類等。第二層是類別詞，即對主題詞的具體分類，如“工交、能 源、郵電”類中的“工業(yè)”、“交通”、“能源”和“郵電”等。第三層是類屬詞，如“冶金”、“鋼鐵”、“石油”、“煤炭”等。第二層和第三層統(tǒng)稱為主題 詞，用于文件的標引。

  這樣使用主題詞，對公文就可以實行規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學化管理，利用起來就十分方便。

  公文標注主題詞的步驟是：首先進行主題分析，即先從公文標題中確定主題，再從小標題或內(nèi)容中抽出公文標題中沒有說明，卻是公文重要內(nèi)容的概念。其次是主題標識，在主題分析的基礎(chǔ)上借助主題詞表將自然語言轉(zhuǎn)化成規(guī)范語言。再次是主題詞謄錄，最后由公文的審核人把關(guān)審定。

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