自學考試“外國秘書工作概況”筆記（八） -自考串講筆記

　　第八章

　　第一節(jié)

　　一、英國秘書工作的歷史發(fā)展

　　伊麗莎白女王于公元1578年正式設立國家公文館，用來保存王朝的重要文件，包括對外政策和殖民活動的文件檔案。

　　公元1838年8月14日，英國議會通過了一個公共檔案法，從此英國文件檔案管理納入法制管理。

　　二、英國中央國家機關秘書機構

　　1.英國內閣辦公廳（由內閣秘書處發(fā)展演變而來）

　　下設機構﹕

　　一是內閣秘書處；

　　二是中央統計局，負責收集和分析統計資料，供制定政策使用，并對政府的統計工作進行協調；

　　三是史料組，負責編寫官方史料；

　　四是政府的主管科學的官員，負責對科學政策提供意見；

　　五是管理和人事局，負責文官的管理、培訓、錄用等工作；

　　2.英國樞密院秘書機構

　　英國樞密院是其法律上的最高政府機構

　　英王為了加強統治，設立了御前會議（亦稱咨政院）供其咨詢，并協助辦理一切立法、司法和行政事務。

　　樞密院的主要活動是頒發(fā)公告和發(fā)布命令。

　　3.英聯邦及其秘書機構

　　第二節(jié)

　　一、英國秘書在管理機構中的地位

　　1.制造業(yè)貿易業(yè)盈利機構中的秘書

　　2.服務業(yè)盈利機構中的秘書

　　3.非盈利機構中的秘書

　　4.秘書在管理機構中的地位

　　二、英國秘書的職能

　　總體來說，英國秘書的基本職能是充當各級各類機構的領導者或主事者身邊的助手，為領導者和主事者提供溝通聯絡、處理文書會務和辦理日常事務方面的服務。

　　1.信息溝通

　　一是負責處理郵政業(yè)務

　　二是負責通訊業(yè)務

　　三是負責掌握利用各種信息源，善于運用各種工具獲取領導者和主事者所需要的信息；

　　四是負責辦理通信事務

　　2.處理文件資料

　　一是負責信件的處理

　　二是負責文書撰擬

　　三是負責處理和保管檔案資料

　　四是統計和整理各種情況、資料、數據并繪制成各種圖表。

　　3.辦理日常公務

　　一是來客接待

　　二是領導者和主事者外出旅行安排

　　三是操辦會議事務

　　四是管理和使用辦公設備和用品

　　五是處理有關辦公室雇員的健康、安全、保衛(wèi)事宜；

　　4.財務輔助

　　一是處理商業(yè)單據

　　二是受領導者和主事者委托，海外郵政及國際支付、轉帳結算、開據支票、信用匯總，信用卡支付等手續(xù)；

　　三是代理領導者和主事者辦理個人所得稅手續(xù)和有關保險手續(xù)；

　　四是代領導者和主事者保管出差、公務活動的現金及代領工資等事宜。

　　三、英國秘書的作用

　　執(zhí)行秘書的作用﹕秘書對其上司的活動和工作范圍有足夠的了解，他能夠替上司分擔很多工作，他能作出決定，發(fā)出指示并在作生意的場合代表他的上司。

　　要發(fā)揮這樣的作用，一是要上司的充分信任；二是要秘書的忠誠可靠；三是要在上司授權的范圍內行事；

　　秘書是聯絡員、協調人、事務組織者、上司的代表者的作用。

　　四、英國秘書與上司的關系

　　英國秘書要與其上司建立和保持這種融洽的合作伙伴關系，必須注重以下方面﹕

　　一是必須保證所有的公共事務都處理的沒有差錯，使上司放心，使上司相信他的工作主動性和工作能力；

　　二是必須能圓滿地處理各種詢問電話，使上司相信其在辦公室內處理的所有問題都能保密；

　　三是必須向上司傳達報表、流水帳等重要數據，使上司不用費力查詢就能把握全局情況；

　　四是必須堅守崗位，能夠妥善處理緊急情況和突然發(fā)生的事件，使上司對其負責精神和應變能力感到滿意；

　　五是必須在上司外出期間自覺、主動地盡職盡責，使上司不在時對日常公務和有關管理問題放心；

　　六是必須在言行舉止和工作效率上高標準地嚴格要求自己，是上司以有此精明干練、文明、高雅的秘書為榮；

　　七是必須細心周密地辦好上司需要辦理的一切瑣事，包括上司應贈送給別人的鮮花和賀卡，秘書都要做好準備，使上司在作中避免疏漏等。

　　五、英國秘書與同事的關系

　　一是必須知道并尊重每一個經理人員、每一個同事的作用，通過與所有同事全面有效的合作，為上司及其機構作出更大的貢獻，合作與尊重是秘書與同事建立和保持良好關系的基礎；

　　二是要創(chuàng)造愉快而和諧的工作環(huán)境；

　　三是要在與同事交談中不要夸夸其談、嘩眾取寵，要謙虛謹慎，嚴守機密，不加入閑聊和說是道非，避免浪費寶貴的辦公時間；

　　四是在有個人抱怨和感到委屈時，秘書可向上司申訴和說明，但不能在同事中發(fā)泄不滿情緒；

　　五是要熱情幫助和指導剛參加工作的年輕同事，從思想方法、工作技能、業(yè)務知識、工作作風與態(tài)度等多方面促進青年同事迅速成長，并以身作則，為他們作出榜樣；

　　第三節(jié)

　　一、英國秘書的文書處理

　　1.公文撰擬

　　英國商務書信有兩個主要作用﹕一是提供通訊雙方交流途徑；二是保存交往記錄。

　　撰擬報告必須準確、清楚、簡明而且符合邏輯，要沒有廢話或無關的細節(jié)。

　　2.公文處理

　　收到公文的處理P221

　　二、英國檔案工作

　　19世紀60年代，英國政府開始把分散的檔案集中管理，主要集中的是歷史檔案和公文檔案。

　　英國秘書工作中開展檔案工作的目的﹕一是為了整齊完整安全地保存往來函件和文件；二是為了能夠迅速、簡便地查詢到所需的文件中所記載的有關內容。

　　1.檔案處理方式的選擇

　　選擇檔案處理方式，一是要使用簡便；二是要存放有序；三是存放時必須考慮往來函件的大小、數量和性質，有序地排列；四是文件檔案存放的空間要適當，不能多占空間。

　　文書檔案可建立集中立檔式或分部門立檔式。

　　2.立檔分類的方法

　　（1）字母表順序排列法

　?。?）分專題排列法

　　（3）按地區(qū)排列法

　?。?）數字排列法

　　（5）按日期排列法

　　3.檔案存放系統

　?。?）立式存放

　　（2）側式存放

　?。?）計劃和圖紙的存放

　　（4）箱盒式存放

　?。?）近期件的存放

　　（6）縮微攝影存放

　　4.電子存儲系統

　　5.空位案卷

　　6.顯露式存放法

　?。?）顯露式卡片檔案存放法

　　（2）顯露式活頁檔案存放法

　　7.檔案管理的基本原則

　?。?）要整潔而有條理地立卷

　　（2）要確保文件材料存放在正確的案卷里

　?。?）要將案卷中的文件按日期順序正確排列

　?。?）要避免文件組成的案卷又厚又重

　?。?）不要從案卷夾中取出某一文件

　?。?）當某一方面的文件材料不足單獨立卷時，將其歸入“雜類”卷

　?。?）如果某一案卷被暫時取出使用，填寫一張空位標簽或卡片放在該案卷存放的位置

　?。?）在案卷封面或索引卡上寫出適當的參照查閱的案卷標題等

　　8.文件分類

　　第四節(jié)

　　一、領導者公務服務

　　1.領導者公務旅行的安排

　　2.領導工作日程的安排

　　3.為領導提供財務輔助

　?。?）協助處理商業(yè)單據

　　（2）負責領導活動中的經費支付

　?。?）代理有關財務事務

　　4.辦理領導人交辦的事務

　　秘書辦理其領導人交辦的事務，一是要全面地，正確地領會領導的意圖；二是要站在全局的高度，以領導者的視角來看問題；三是要客觀公正，精細認真，一定要不折不扣地，圓滿地完成領導交辦的各項任務。

　　二、為日常辦公服務

　　1.籌備會議

　　英國秘書籌辦會議工作大體有以下內容﹕

　　（1）根據領導指示擬訂會務工作計劃，全面、周密、有序地安排有關會務工作的細節(jié)

　?。?）發(fā)出會議通知

　　（3）與領導者商議會議議事日程

　?。?）要安排發(fā)言的順序

　?。?）要收集整理有關修正案的提議，并及時提供給大會主席，通過提案附議，按慣例交會議討論表決；

　?。?）記錄出席人數，記錄有關表決時投票計票結果，并向大會公布；

　　（7）要協助大會主席排除可能出現的干擾，以保證會議的正常進行。

　　對于不公開的秘密會議，秘書要協助領導者注重以下事項﹕P234

　　會議記錄寫法上的要求，一是要準確；二是要簡潔；三是要清楚；

　　2.接待事務

　　3.公務溝通事務

　?。?）郵政業(yè)務處理

　　（2）電話業(yè)務處理

　?。?）電傳機的使用

　　4.辦公設備用品管理

　　第五節(jié)

　　一、英國秘書的品質要求

　　1.商業(yè)品質﹕指適應公司經營管理需要的秘書工作知識和技能

　?。?）秘書工作技巧，要有高標準的速記、打字技能，能夠盡到秘書的職責，具有高明的社交技巧；

　　（2）具有良好的組織才能；

　　（3）講究效率，具有強烈的責任感、工作可靠，隨時準備承擔責任，接受領導授權給他的工作，對日常的紛繁的公務能夠仔細、周密、盡職盡責地完成；

　?。?）能準確地把握工作權限，在其授權范圍內，能夠積極主動地完成各項工作任務，無需等待領導者的具體指示；

　?。?）具有高明的交際藝術，在回答詢問、接待來訪者和接電話等工作中，善于同不同身份的人打交道，善于取得他們的理解