自考“中外秘書(shū)比較”串講筆記七

　　第八章

　　文書(shū)撰擬的異同

　　一、相同之處

　　1、任務(wù)性質(zhì)相似

　　在中國(guó)，秘書(shū)被稱(chēng)為“秀才”、“筆桿子”，為組織領(lǐng)導(dǎo)者草擬各類(lèi)文書(shū)是其最基本的工作任務(wù)之一。草擬文書(shū)的基本性質(zhì)不是秘書(shū)個(gè)人意圖或情緒的表達(dá)，而且作為組織和領(lǐng)導(dǎo)代表，表達(dá)的是組織和領(lǐng)導(dǎo)意圖。

　　2、文書(shū)撰擬基本要求有相似之外

　　在秘書(shū)文書(shū)撰擬中，要求秘書(shū)要忠實(shí)地表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)和組織意圖。要通過(guò)法定的程序，運(yùn)用規(guī)范的體式和程序，準(zhǔn)確地進(jìn)行表達(dá)。

　　在美國(guó)，除了要求秘書(shū)文件撰擬在內(nèi)容上要準(zhǔn)確外，也對(duì)運(yùn)用正確的文書(shū)信涵格式、寫(xiě)作規(guī)范、表達(dá)語(yǔ)言、寫(xiě)作技巧上提出了較高的要求。

　　在英國(guó)，對(duì)秘書(shū)撰擬常用文書(shū)也提出了系統(tǒng)的要求，特別對(duì)草擬信函時(shí)，要對(duì)上司的指示作簡(jiǎn)明的筆記，要對(duì)表達(dá)的信息或要表達(dá)的、提出的問(wèn)題做到心中有數(shù)。

　　在日本，要求秘書(shū)必須掌握草擬文本的知識(shí)和技能，具備熟練起草各類(lèi)文書(shū)信函的本領(lǐng)。

　　3、文書(shū)撰似的基本程序有相似之處

　　美國(guó)秘書(shū)在撰擬文本的過(guò)程中，也十分強(qiáng)調(diào)動(dòng)筆前的準(zhǔn)備工作，要由領(lǐng)導(dǎo)者交待文書(shū)的內(nèi)容和行文的目的；最后要有領(lǐng)導(dǎo)者的認(rèn)可和簽署?？梢?jiàn)，中國(guó)與西方秘書(shū)撰擬文書(shū)信函的過(guò)程中，都有領(lǐng)導(dǎo)者授意，領(lǐng)導(dǎo)者是決定者、立意人和最后審定人；秘書(shū)是服從者、表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖者和寫(xiě)作過(guò)程的具體操作者。

　　二、不同之處

　　1、文書(shū)撰擬的傳統(tǒng)影響的差異

　　特定用途和專(zhuān)門(mén)體式要求的文種，在行文規(guī)則上既有隸屬關(guān)系間的溝通，又更多的是非隸屬關(guān)系的橫向溝通，具有一定的變通性。

　　2、文書(shū)撰擬的文體模式的差異

　　在美國(guó)，常用的文書(shū)類(lèi)型有公務(wù)信函，英國(guó)常用的文書(shū)種類(lèi)與美國(guó)大體相似，其中公務(wù)信函、各類(lèi)報(bào)告、備忘錄是經(jīng)常和大量使用的文體。法國(guó)與德國(guó)等西方國(guó)家文書(shū)種類(lèi)也大體與美英相似，以公務(wù)信函、報(bào)告書(shū)、備忘錄等為經(jīng)常大量使用的文種。

　　西方國(guó)家各國(guó)的文書(shū)語(yǔ)言風(fēng)格也有差異，但總體來(lái)看，有諸多共同之處。特別在企業(yè)文書(shū)的語(yǔ)言風(fēng)格上，除了強(qiáng)調(diào)簡(jiǎn)潔、明快外，十分注重在商務(wù)公共關(guān)系、聯(lián)絡(luò)感情、宣傳效果、心理需要等方面的促銷(xiāo)作用。一般具有感情色彩、委婉、幽默、風(fēng)趣，以求取得讀者的好感。

　　文書(shū)運(yùn)行處理的異同

　　一、收文處理的異同

　　1、中國(guó)收文處理

　　收文指收進(jìn)外部送達(dá)本機(jī)關(guān)、單位的公務(wù)文書(shū)和材料，包括文件、電報(bào)、信函、內(nèi)部刊物、資料，其他文字資料。

　　①接收。②簽收。③拆封。④清點(diǎn)。⑤分類(lèi)。⑥收文登記。⑦摘要。⑧提要。⑨擬辦。負(fù)責(zé)文件處理的秘書(shū)對(duì)收來(lái)文件提出初步的處理建議，供領(lǐng)導(dǎo)人在批辦時(shí)參考。需要擬辦的文件，一般是上級(jí)機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)并需要貫徹落實(shí)的文件；本機(jī)關(guān)所屬部門(mén)或下級(jí)機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示性文件；平級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)需要答復(fù)的文件；重要的機(jī)密文件等。⑩批抄。⑾批辦。⑿傳閱。⒀催辦。⒁承辦。⒂辦復(fù)。需要辦理的文件在辦理完畢后，對(duì)來(lái)文機(jī)關(guān)做出答復(fù)。它體現(xiàn)收文處理的最終結(jié)果?？捎脧?fù)函的方式。⒃辦結(jié)。

　　2、美國(guó)收文處理

　　①進(jìn)行初步分揀。②郵件拆封。③注明收件的日期和鐘點(diǎn)。④進(jìn)一步分揀。⑤閱讀來(lái)件。⑥在登記簿上登記來(lái)件。

　?、俜智遴]件的種類(lèi)。②開(kāi)封要精細(xì)。③來(lái)件一定要登記在收信簿上。④要妥善處理來(lái)信的損毀問(wèn)題。⑤注意必須回復(fù)的來(lái)件的處理。⑥要根據(jù)來(lái)件提供的有關(guān)信息，把要事記入行事表內(nèi)。

　　5、收文處理異同分析

　　相同相似之處，一是收文處理都有系統(tǒng)有序的程序，每一程序的每個(gè)環(huán)節(jié)都規(guī)定了操作內(nèi)容和要領(lǐng)；二是都有拆封、分類(lèi)、登記、送領(lǐng)導(dǎo)者閱辦等主要環(huán)節(jié)；三是收文處理中，秘書(shū)對(duì)封皮上標(biāo)明“親啟”或“機(jī)密”的來(lái)件，在未經(jīng)授權(quán)的情況下，都應(yīng)交給收信人拆封；四是對(duì)拆封的來(lái)件，秘書(shū)都要閱讀，以便進(jìn)一步處理；五是中國(guó)負(fù)責(zé)辦文的秘書(shū)要提出擬辦的意見(jiàn)，美國(guó)秘書(shū)要在來(lái)件上標(biāo)明重點(diǎn)和提請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)人注意人之處并準(zhǔn)備閱辦參考資料，日本秘書(shū)要在來(lái)件上作重點(diǎn)記號(hào)或?qū)﹂L(zhǎng)文寫(xiě)出摘要等，可見(jiàn)中外秘書(shū)在收文處理中既要辦理收文事務(wù)，又要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)人閱辦處理文件起到參謀輔助作用。六是秘書(shū)收文處理都建立了有關(guān)制度，都十分重視防止出現(xiàn)差錯(cuò)等等。

　　不同之處，一是在范圍上存在差異。二是收文處理包含的內(nèi)容上存在的差異。三是收文處理中秘書(shū)參謀輔助程序上的差異。四是領(lǐng)導(dǎo)者參與收文處理的程度不同。五是收文處理要求上存在差異。在上述差別，一是因?yàn)槊貢?shū)工作的傳統(tǒng)和體制不同；二是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)者對(duì)秘書(shū)工作的要求不同；三是對(duì)收文處理范圍的劃定方式不同。

　　1、中國(guó)發(fā)文處理。①?zèng)Q定發(fā)文和授意。②擬稿。③會(huì)簽。主辦部門(mén)代領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)所擬文稿中涉及其他部門(mén)的問(wèn)題時(shí)，應(yīng)事先征得有關(guān)部門(mén)的同意，并請(qǐng)有關(guān)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)人簽字。④核稿。對(duì)文件草稿的審核。文件草稿在送交領(lǐng)導(dǎo)人最后審批簽發(fā)之前，由機(jī)關(guān)辦公廳（室）對(duì)文稿的內(nèi)容、體式、語(yǔ)言表達(dá)等作全面的審核檢查。核稿的目的是保證文件的質(zhì)量。⑤送審。⑥簽發(fā)。簽發(fā)是文件形成的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)。文件經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)人核準(zhǔn)簽發(fā)后即已生效。簽發(fā)人是代表發(fā)文組織行使權(quán)力的，對(duì)文件負(fù)有完全責(zé)任，應(yīng)以高度責(zé)任感行使這一權(quán)力。⑦定稿。定稿是文件的標(biāo)準(zhǔn)稿本，是進(jìn)行發(fā)文登記和繕印的依據(jù)。⑧發(fā)文編號(hào)。⑨繕印。⑩校對(duì)⑾裝訂。⑿用印。⒀分裝。⒁發(fā)文通知單。機(jī)關(guān)發(fā)文時(shí)填寫(xiě)的清單。收文機(jī)關(guān)可按照發(fā)文通知單核對(duì)所收到的文件，便于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與發(fā)文機(jī)關(guān)聯(lián)系。⒂揀封。⒃檢查。⒄裝封。⒅封口。⒆投送。⒇發(fā)文收集整理。

　　2、美國(guó)發(fā)文處理

　?、贉?zhǔn)備好將要寄發(fā)的文件。②查對(duì)地址。③查對(duì)郵件標(biāo)記。④查對(duì)簽名。⑤查對(duì)附件。⑥查對(duì)副本標(biāo)記。復(fù)寫(xiě)副本標(biāo)記（CC）或副本標(biāo)記（C）表明信件的副本發(fā)給何人，要仔細(xì)查對(duì)那些已經(jīng)寫(xiě)好的地址。定期發(fā)出的私人信件的標(biāo)記有復(fù)寫(xiě)副本（CC）和加發(fā)復(fù)寫(xiě)副本標(biāo)記（BCC）的信封。

　　5、發(fā)文處理異同分析

　　相同相似之處：一是都有確定的程序。每套程序中的各個(gè)環(huán)節(jié)，都有具體的操作要求。二是中國(guó)和西方國(guó)家發(fā)文處理中都十分強(qiáng)調(diào)清理核查工作。三是都強(qiáng)調(diào)發(fā)文處理的規(guī)范性和完整性。四是都強(qiáng)調(diào)有領(lǐng)導(dǎo)人的簽署。這是中外公務(wù)文書(shū)信函的法定程序，也是其是否具有合法性和有效性的關(guān)鍵。五是一般都有發(fā)文登記制度。

　　不同之處：一是中國(guó)高層領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)文時(shí)，與公文一同寄發(fā)發(fā)文通知單，以便收文方按發(fā)文通知單清點(diǎn)收文。西方國(guó)家一般沒(méi)有此規(guī)定。二是在寄發(fā)文件信函的信封書(shū)寫(xiě)格式上，各國(guó)按自己的傳統(tǒng)貫徹有著一定的區(qū)別。三是西方國(guó)家發(fā)文中往往使用一些標(biāo)記符號(hào)。如美國(guó)使用了復(fù)印副本標(biāo)記（CC）、副本標(biāo)記（C）、加發(fā)復(fù)印副本標(biāo)記（BCC）等，中國(guó)一般未使用這類(lèi)標(biāo)記。

　　文書(shū)立卷歸檔是文書(shū)處理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，文書(shū)立卷的范圍的確定，一是要保證文書(shū)檔案的齊全和完整；二是要保證文書(shū)檔案的精確；三是要便于有效管理。

　　立卷歸檔的文件材料，主要是指在本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)中形成的文件材料，即已經(jīng)辦理完畢的、具有查考利用價(jià)值的文件材料，包括會(huì)議文件、上級(jí)機(jī)關(guān)文件、本機(jī)關(guān)文件、下級(jí)機(jī)關(guān)文件、聲像材料等。

　　歸檔的工作步驟，一是編制案卷的系統(tǒng)化存放號(hào)。二是案卷移交前檢查驗(yàn)收。三是案卷移交歸檔，上一年度的案卷，一般在第二年1~2月份集中立卷，3月份全部移交歸檔。四是辦理移交手續(xù)，包括驗(yàn)收、簽字、連同案卷目錄、檢索目錄一起移交。

　　檔案的利用是以館（室）藏檔室信息資源為基礎(chǔ)，檔案的編研工作，是以館藏檔案為主要對(duì)象。文書(shū)檔案的分類(lèi)方法很多，美國(guó)常用的一是主題分類(lèi)法，即按文件最重要的主題名稱(chēng)作為歸檔分類(lèi)的首要因素，次要的主題作第二個(gè)因素，依此類(lèi)推；二是按地區(qū)分類(lèi)，以地域位置作為分類(lèi)的最主要依據(jù)；三是與主題結(jié)合的分類(lèi)，如“主題——數(shù)字”分類(lèi)；四是由主題要點(diǎn)派生出來(lái)的“十進(jìn)位制”分類(lèi)法；五是按語(yǔ)音歸檔分類(lèi)法；六是按年月日歸檔分類(lèi)法等等。

　　美國(guó)文書(shū)檔案歸檔，首先是要處理案卷。

　　4、日本秘書(shū)的文書(shū)檔案工作

　　日本秘書(shū)收集處理文書(shū)檔案：一是要根據(jù)本單位工作的需要，要講求效率，當(dāng)上司需要某種材料時(shí)，能夠及時(shí)準(zhǔn)確地提供；要集中管理本單位的文書(shū)檔案，以供全體人員查閱，避免文書(shū)檔案成為個(gè)人所有；要規(guī)范有序地進(jìn)行整理，防止丟失或損壞；要有序地排列在文件檔案柜中。二是要科學(xué)合理地分類(lèi)。永久保存的檔案是原稿只有一份不可再得的，如章程、重要契約、特許證等；十年保存的文書(shū)檔案是關(guān)系重大但可以再得的，如有關(guān)稅務(wù)問(wèn)題的文件資料、決算表等；三至五年保存的文書(shū)檔案，是一般性的可以再得的文件檔案材料；半年至一年保存的文書(shū)檔案是到期可以毀掉的。三是要掌握文書(shū)歸案處理的流程，要對(duì)文書(shū)資料進(jìn)行選擇，要進(jìn)行分類(lèi)；保管文書(shū)檔案的重點(diǎn)是借出時(shí)使用者要辦理有關(guān)手續(xù)，并使用指引卡，以防失散；保存文書(shū)檔案的重點(diǎn)是確定保存期，在保存期內(nèi)集中保管，充分發(fā)揮其作用。四是要正確使用有關(guān)用具，將文書(shū)檔案有序地排列在裝具中，分類(lèi)貼出標(biāo)簽，以便利用。五是要掌握正確的分類(lèi)方法，可以按筆劃分類(lèi)，按對(duì)象分類(lèi)，按地區(qū)分類(lèi)，按內(nèi)容分類(lèi)等等。六是要準(zhǔn)確按規(guī)范操作，保持文書(shū)檔案的整潔有序；七是要抓住要點(diǎn)，要按照法律要求和制度要求收集、整理、保管和使用檔案文件材料。

　　中國(guó)與西方國(guó)家秘書(shū)文書(shū)檔案工作的差異

　?、倜貢?shū)文書(shū)檔案工作的范圍上有一定差異。②在文書(shū)檔案的分類(lèi)方式上存在一定差異。③在文書(shū)檔案的保存方式上存在一定的差異。

　　3、英國(guó)秘書(shū)的資料工作

　　其必備的參考資料一般有以下幾種：電話號(hào)碼。街道姓名地址錄。郵局指南。參考書(shū)。關(guān)于旅行的資料。名人的資歷材料。

　　4、日本秘書(shū)的資料工作