自考“企業(yè)檔案管理”筆記（第九章）

　　第九章 企業(yè)檔案統(tǒng)計

　　1.論：企業(yè)檔案統(tǒng)計的意義與任務(wù)？（看）

　　答：（一）企業(yè)檔案統(tǒng)計的意義：（也可答）

　?。?）企業(yè)檔案統(tǒng)計是了解和掌握企業(yè)檔案形成、管理及利用情況的重要手段。

　　（2）企業(yè)檔案統(tǒng)計是提高企業(yè)檔案管理水平，維護企業(yè)檔案的完整與安全，執(zhí)行集中統(tǒng)一原則的有力措施。

　?。?）企業(yè)檔案統(tǒng)計可以幫助企業(yè)檔案工作者研究檔案利用規(guī)律，更好地開發(fā)企業(yè)檔案信息資源。

　　（4）企業(yè)檔案統(tǒng)計是企業(yè)管理決策的重要依據(jù)。

　?。?）企業(yè)檔案統(tǒng)計可以充分調(diào)動廣大企業(yè)檔案工作者的積極性。

　　（二）企業(yè)檔案統(tǒng)計的任務(wù)：（也可答）

　?。?）組織各種形式的企業(yè)檔案統(tǒng)計調(diào)查，收集有關(guān)企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀與發(fā)展的統(tǒng)計資料。

　?。?）對收集來的統(tǒng)計資料進行以統(tǒng)計分組和統(tǒng)計匯總為主要內(nèi)容的系統(tǒng)整理，使之系統(tǒng)化、有序化。

　?。?）對經(jīng)過整理的統(tǒng)計資料進行統(tǒng)計分析，以便對企業(yè)檔案工作的發(fā)展作出科學(xué)的、總體的評價。

　?。?）為檔案行政管理部門、專業(yè)主管部門和國家統(tǒng)計部門提供統(tǒng)計資料，實行統(tǒng)計服務(wù)和統(tǒng)計監(jiān)督。

　?。?）根據(jù)統(tǒng)計資料，對企業(yè)檔案工作的發(fā)展進行預(yù)測，并提供預(yù)測材料。

　　2.企業(yè)檔案微觀統(tǒng)計包括（ABC）

　　A檔案數(shù)量統(tǒng)計

　　B檔案利用統(tǒng)計和人員、設(shè)備、環(huán)境及財務(wù)等輔助統(tǒng)計

　　C檔案管理統(tǒng)計

　　D檔案利用統(tǒng)計

　　E各級檔案行政管理部門進行的統(tǒng)計

　　3.企業(yè)檔案統(tǒng)計調(diào)查方案的內(nèi)容（ABCDE）

　　A確定調(diào)查目的

　　B確定調(diào)查對象

　　C調(diào)查單位

　　D調(diào)查項目

　　E調(diào)查方式

　　4.專門調(diào)查包括（ABCE）

　　A重點調(diào)查

　　B典型調(diào)查

　　C抽樣調(diào)查

　　D案卷調(diào)查

　　5.企業(yè)檔案統(tǒng)計整理包括（ABCD）

　　A統(tǒng)計審核

　　B統(tǒng)計分組

　　C統(tǒng)計匯總

　　D編制統(tǒng)計表

　　E統(tǒng)計分析

　　6.簡：企業(yè)檔案統(tǒng)計分析的層次？

　　答：企業(yè)檔案統(tǒng)計分析通?？煞譃槿齻€層次：1），計算符合分析內(nèi)容所需要的資料；

　　2），由量的分析過渡到質(zhì)的認(rèn)識，闡明企業(yè)檔案工作發(fā)展的規(guī)律，分析影響企業(yè)檔案工作的因素和原因；

　　3），抓住當(dāng)前亟需解決的問題，進一步分析產(chǎn)生和發(fā)展的主客觀條件，提出解決矛盾、改進工作的切實建議。

　　7.論：企業(yè)檔案統(tǒng)計指標(biāo)？（第一次出可能性不大）看

　　答：（1）統(tǒng)計指標(biāo)是表明統(tǒng)計總體數(shù)量特征的范疇。企業(yè)檔案統(tǒng)計指標(biāo)就是表明企業(yè)檔案工作總體的某種屬性與特征的概念和數(shù)值。

　?。?）一個統(tǒng)計指標(biāo)只能反映統(tǒng)計總體的某個側(cè)面，或某一側(cè)面的某一特征。但在企業(yè)檔案工作的實踐中，涉及到很多方面，涉及到很多特征，而且相互聯(lián)系著、彼此制約著。為此，要深入、全面地了解或認(rèn)識企業(yè)檔案工作，就必須采用多個、并具有密切聯(lián)系的指標(biāo)。

　　（3）這些處于有機聯(lián)系之中的多個統(tǒng)計指標(biāo)，就構(gòu)成了統(tǒng)計指標(biāo)體系。企業(yè)檔案統(tǒng)計指標(biāo)體系實際上是反映企業(yè)檔案工作數(shù)量方面所包括的各項統(tǒng)計指標(biāo)，以及這些統(tǒng)計指標(biāo)間的相互關(guān)系。

　　8.企業(yè)檔案數(shù)量統(tǒng)計由三方面構(gòu)成：（ADE）

　　A檔案專題統(tǒng)計

　　B檔案整理統(tǒng)計

　　C檔案鑒定統(tǒng)計

　　D檔案分類統(tǒng)計

　　E檔案綜合統(tǒng)計

　　9.論：檔案綜合統(tǒng)計？（可能出多選或名詞）

　　答：（1）收進量。含義是指在統(tǒng)計期內(nèi)，企業(yè)檔案機構(gòu)接收歸檔入庫的檔案數(shù)量。它屬于時期指標(biāo)。

　?。?）移出量。該指標(biāo)是指在統(tǒng)計期內(nèi)，檔案除正常利用之外移出庫外的數(shù)量。它也屬時期指標(biāo)，計量單位與收進量一致。

　?。?）銷毀量。這是指在統(tǒng)計期內(nèi)，經(jīng)過企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀的檔案數(shù)量。其性質(zhì)為時期指標(biāo)，計量單位與收進量一致。

　?。?）封存量。這是指在統(tǒng)計期內(nèi)，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，執(zhí)行封存期的檔案數(shù)量。性質(zhì)與計量單位同收進量。

　　（5）接轉(zhuǎn)量。該指標(biāo)是指在統(tǒng)計期初的庫藏檔案數(shù)量。它屬時點指標(biāo)，計量單位同前。

　?。?）庫藏量。該指標(biāo)是指在統(tǒng)計期末的庫藏檔案數(shù)量。性質(zhì)與計量單位同接轉(zhuǎn)量。

　　10.為什么要統(tǒng)一收進量的計量單位？☆有可能出

　　答：收進量的計量單位，由于企業(yè)檔案種類較多，實體形態(tài)差異較大，因此，有必要對收進量的計量單位進行統(tǒng)一。

　?。?）收進量的基本計量單位為“卷”。

　　（2）收進量的通用計量單位為“米”。它是指檔案疊放排列的厚度之和。

　?。?）資料收進量的計量單位為“冊”。

　?。?）圖表型檔案材料的計量單位為“自然張”與“標(biāo)準(zhǔn)張”。所謂自然張，就是圖表型檔案材料的實際張數(shù)；而標(biāo)準(zhǔn)張則是以4號圖紙或A4型號的復(fù)印紙幅面大小為基本單位，稱為1張，其他幅面的圖表型檔案均折算為這種標(biāo)準(zhǔn)的倍數(shù)或分?jǐn)?shù)。

　　（5）新型檔案的計量單位為：照片檔案用“張”，錄音、錄像、影片檔案用“盒”，電子檔案用“片”。

　　11.檔案專題統(tǒng)計通常它可分為（ACD）

　　A狀況

　　B封存量統(tǒng)計

　　C密級

　　D保管期限

　　E接轉(zhuǎn)量統(tǒng)計

　　12.企業(yè)檔案管理統(tǒng)計包括（BCE）

　　A檔案專題統(tǒng)計

　　B整理

　　C鑒定

　　D檔案分類統(tǒng)計

　　E保管

　　13.企業(yè)檔案利用統(tǒng)計（ACE）

　　A檔案用戶統(tǒng)計

　　B檔案整理統(tǒng)計

　　C利用檔案統(tǒng)計

　　D檔案分類統(tǒng)計

　　E利用服務(wù)統(tǒng)計

　　14.檔案及其工作進行統(tǒng)計分析，往往涉及到三個基本的“部件”（ACE）

　　A總量指標(biāo)

　　B綜合指標(biāo)

　　C相對指標(biāo)

　　D單一指標(biāo)

　　E平均指標(biāo)

　　15.總量指標(biāo)計量單位一般有實物單位、勞動單位和貨幣單位三種形式。（選擇）

　　16.實物單位有：卷、張、臺、套、米、平方米等。

　　17.勞動時間有：天、小時

　　18.論：企業(yè)檔案統(tǒng)計工作的相對指標(biāo)？

　　答：相對指標(biāo)就是在企業(yè)檔案工作中，兩個相互聯(lián)系的指標(biāo)數(shù)值之比，用來反映企業(yè)檔案工作的質(zhì)量。相對指標(biāo)常用百分?jǐn)?shù)來表示。相對指標(biāo)有：歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率、查全率、查準(zhǔn)率。

　?。?）歸檔率。它是用來檢查企業(yè)所形成文件歸檔齊全程度的，也是考核企業(yè)檔案機構(gòu)檔案收集工作的一項重要指標(biāo)。即實際歸檔數(shù)與應(yīng)當(dāng)歸檔數(shù)的百分比。

　?。?）完整率。完整率的指標(biāo)是檢查已歸檔的文件是否齊全的一項指標(biāo)。具體地說，就是已歸檔的文件份數(shù)與應(yīng)歸檔的文件份數(shù)之比的百分?jǐn)?shù)。

　?。?）準(zhǔn)確率。準(zhǔn)確率指標(biāo)主要是用來考查企業(yè)所形成的準(zhǔn)確的科技文件份數(shù)與應(yīng)歸檔的科技文件份數(shù)的百分比。

　?。?）查全率。檔案查全率是指用戶利用的檔案數(shù)量與庫藏范圍內(nèi)相關(guān)檔案數(shù)量的百分比。

　　（5）查準(zhǔn)率。該指標(biāo)是指在統(tǒng)計期內(nèi)，用戶利用檔案數(shù)量與調(diào)卷數(shù)量之比。