自考“企業(yè)檔案管理”筆記（15）

　　22.論：閱覽的功能特點(diǎn)？（看）

　　答：（1）能夠使用戶直接與檔案原件見(jiàn)面，保證利用的質(zhì)量。

　?。?）閱覽空間、時(shí)間固定，便于控制信息的輸出，保護(hù)檔案載體及信息的安全；同時(shí)，在某種程度上，用戶長(zhǎng)時(shí)間利用檔案受到限制。

　?。?）閱覽手續(xù)簡(jiǎn)單，一方面，節(jié)約了用戶的利用時(shí)間；另一方面，節(jié)約其他利用方式須消耗的人力、物力和財(cái)力，如不需要復(fù)制、專門借閱登記等。

　?。?）閱覽的環(huán)境良好，可以提供一些必要的閱覽設(shè)備和參考資料、工具書等，方便利用；特別是可以得到企業(yè)檔案工作者的咨詢服務(wù)，提高利用的效率。

　　23.簡(jiǎn)：對(duì)企業(yè)檔案的內(nèi)部用戶，開(kāi)展出借服務(wù)時(shí)要注意的事項(xiàng)？

　　答：對(duì)企業(yè)檔案的內(nèi)部用戶，開(kāi)展出借服務(wù)時(shí)要注意兩點(diǎn)：

　　1） 在同一時(shí)間內(nèi)，對(duì)同一用戶出借檔案的數(shù)量應(yīng)予以適當(dāng)控制，不宜過(guò)多；

　　2） 不向用戶出借與其職能活動(dòng)無(wú)關(guān)的企業(yè)檔案。

　　24.在開(kāi)展企業(yè)檔案出借服務(wù)時(shí)，會(huì)計(jì)檔案一般（C）出借。

　　A可以對(duì)外

　　B開(kāi)架

　　C不對(duì)外

　　D閉架

　　25.論：出借服務(wù)的功能特點(diǎn)？（看）

　　答：（1）能夠使用戶將檔案材料帶在身邊，隨時(shí)查閱，增加了利用的靈活性。

　?。?）有利于用戶深入研究檔案材料的內(nèi)容，更大地發(fā)揮企業(yè)檔案的價(jià)值。

　　（3）出借和歸還企業(yè)檔案，有完整的登記記錄，有利于統(tǒng)計(jì)利用情況和反饋利用效果。若借出檔案有損壞、泄密情況，有利于調(diào)查責(zé)任者。

　?。?）相對(duì)閱覽而言，在檔案信息安全性方面，控制的難度有所增加。

　　26.論：復(fù)制供應(yīng)的功能特點(diǎn)？（看）

　　答：（1）準(zhǔn)確性高，能使用戶利用到與原件相同的檔案材料。

　?。?）有效地保護(hù)檔案原件的安全，信息安全的保護(hù)能力相對(duì)較弱。

　?。?）允許多用戶同一時(shí)間內(nèi)共享同一份檔案，提供利用的效率。

　?。?）能為企業(yè)復(fù)用已有的科技成果創(chuàng)造條件，從而節(jié)約企業(yè)資源的再投入。

　?。?）是企業(yè)科技成果進(jìn)入市場(chǎng)的必要條件。

　　27.論：企業(yè)檔案的技術(shù)市場(chǎng)交流？☆

　　答：企業(yè)檔案技術(shù)市場(chǎng)交流與復(fù)制供應(yīng)密切相關(guān)的一種提供利用服務(wù)的方式。所謂技術(shù)市場(chǎng)交流，是指企業(yè)檔案部門將企業(yè)的科技成果檔案制成復(fù)制品后，推向市場(chǎng)，參與技術(shù)貿(mào)易，為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益。這是企業(yè)檔案部門實(shí)行有償服務(wù)、搞活工作的一個(gè)契機(jī)。在為技術(shù)信息市場(chǎng)化服務(wù)的過(guò)程中，應(yīng)注意保護(hù)企業(yè)技術(shù)秘密。

　　技術(shù)市場(chǎng)交流的功能特點(diǎn)：

　?。?）有償性。外單位購(gòu)買科技信息時(shí)須交付一定的償金，這些經(jīng)濟(jì)收益中也有檔案部門的功勞。

　　（2）對(duì)時(shí)效性的要求高。由于技術(shù)進(jìn)步的速度越來(lái)越快，科技成果只有及時(shí)進(jìn)入市場(chǎng)，才有機(jī)會(huì)實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)讓。企業(yè)檔案部門應(yīng)積極收集企業(yè)內(nèi)最新的科技成果材料，關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，在允許的條件下，將技術(shù)成果適時(shí)推向市場(chǎng)。

　?。?）利用的都是復(fù)制件，原件由企業(yè)檔案部門保管，不參加流通。

　　28.以下企業(yè)檔案的利用形式哪些屬于信息公布（ACDE）

　　A展覽、陳列

　　B閱覽

　　C公開(kāi)印刷出版

　　D媒體報(bào)道

　　E目錄交流

　　29.論：信息公布的功能特點(diǎn)？☆

　　答：（1）信息公布服務(wù)的用戶范圍廣，擴(kuò)展至全社會(huì)，具有開(kāi)放性，是宣傳功能最強(qiáng)的一種服務(wù)方式。

　?。?）公布的檔案信息包括一次、二次、三次信息，能充分發(fā)揮企業(yè)各類檔案信息的作用。其中，利用較多的是檔案的加工信息，較原生信息系統(tǒng)性、概括性更強(qiáng)，信息量也更大，并縮短利用時(shí)間。

　?。?）企業(yè)檔案部門采取信息公布方式，能根據(jù)企業(yè)計(jì)劃和任務(wù)的要求，以及用戶的需求規(guī)律和特點(diǎn)，選擇和調(diào)整具體的服務(wù)方法，因而具有主動(dòng)性、靈活性的特征。

　?。?）企業(yè)內(nèi)部檔案信息對(duì)外公布的同時(shí)，企業(yè)檔案部門收集外部的相關(guān)信息，因此具有重要的互利功能。

　　30.企業(yè)檔案咨詢服務(wù)的內(nèi)容包括（ACDE）

　　A有關(guān)具體項(xiàng)目的技術(shù)性問(wèn)題

　　B企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略

　　C有關(guān)具體項(xiàng)目的細(xì)節(jié)問(wèn)題

　　D檔案存儲(chǔ)及檢索方面的問(wèn)題

　　E有關(guān)具體項(xiàng)目、活動(dòng)形成和利用檔案的情況

　　31.論：咨詢服務(wù)的功能特點(diǎn)？☆

　　答：（1）對(duì)企業(yè)檔案工作者的要求高，用戶提出的問(wèn)題是多角度、多層次的，咨詢員憑借自身的知識(shí)為利用者服務(wù)，因此要求其具有較高的素質(zhì)，至少須具備以下四個(gè)方面的素養(yǎng)：

　　1、熟知檔案專業(yè)知識(shí)；

　　2、了解有關(guān)企業(yè)科技、管理的知識(shí)；

　　3、具備良好的表達(dá)、交流能力，包括口頭表達(dá)能力和書面表達(dá)能力；

　　4、熟悉國(guó)家、企業(yè)有關(guān)的政策、法律、法規(guī)，正確處理開(kāi)發(fā)利用企業(yè)檔案和保護(hù)企業(yè)權(quán)益的關(guān)系。

　?。?）直接性。企業(yè)檔案用戶和咨詢員是面對(duì)面的交流，一問(wèn)一答，直接針對(duì)用戶疑問(wèn)進(jìn)行解答，縮短檢索時(shí)間，減少用戶單獨(dú)檢索的結(jié)果與實(shí)際需求之間的差異，并能在一定程度上避免用戶進(jìn)一步查找原件，提高利用率。

　　（3）交互性。咨詢服務(wù)過(guò)程中，用戶與檔案人員能夠圍繞某一問(wèn)題共同探討，是一個(gè)互相了解、互相影響的過(guò)程。通過(guò)探討，咨詢員能進(jìn)一步理解用戶的需求目標(biāo)和特點(diǎn)，并據(jù)此為用戶提供指導(dǎo)和幫助；用戶也能進(jìn)一步了解企業(yè)檔案和企業(yè)檔案工作。因此，交互性質(zhì)的咨詢服務(wù)能調(diào)動(dòng)服務(wù)雙方的積極性，既滿足用戶的利用需求，又?jǐn)U大企業(yè)檔案部門的影響。

　　32.論：制發(fā)檔案證明服務(wù)要求？☆

　　答：制發(fā)檔案證明服務(wù)，應(yīng)滿足以下幾點(diǎn)要求：

　　1. 事先應(yīng)審核用戶的要求是否合理；

　　2. 須根據(jù)企業(yè)檔案原件、副本或抄本編寫檔案證明，若沒(méi)有原件、副本、抄本，也可根據(jù)草稿、草案、草圖來(lái)編寫；

　　3. 不應(yīng)列入其他材料；

　　4. 應(yīng)注明有關(guān)材料的出處及編寫方法；

　　5. 文字準(zhǔn)確、客觀、明了，不得根據(jù)主觀認(rèn)識(shí)，擅自解釋有關(guān)檔案內(nèi)容；

　　6. 加蓋印章后方可使用。

　　33.企業(yè)檔案利用服務(wù)反饋信息包括（ACD）

　　A用戶的意見(jiàn)和建議

　　B檔案案卷的質(zhì)量

　　C利用效果

　　D用戶對(duì)企業(yè)檔案利用的需求及其發(fā)展趨勢(shì)

　　E檔案分類方案

　　34.反饋信息的收集方法，從收集手段的角度分，可分為口頭收集、書面收集、電話收集、網(wǎng)絡(luò)收集等等。從收集方式的角度分，可分為直接法、間接法。（看）

　　35.反饋信息普遍適用性的書面收集方法：（BCDE）

　　A電話收集

　　B利用情況登記制度

　　C調(diào)查問(wèn)卷方法

　　D用戶意見(jiàn)箱制度

　　E用戶座談會(huì)制度