自考《科技檔案管理》串講(8)

　　第八章 檢查、協(xié)助科技文件的鑒別、整理工作

　　填空：

　　1. 區(qū)分科技文件和政務(wù)文件，最主要的是分析文件的內(nèi)容。

　　2. 科技資料只有現(xiàn)實的參考作用。

　　3. 確定科技文件保存價值和劃分其保管期限，是歸檔的要求和組織案卷的前提條件。

　　4. 案卷內(nèi)科技文件目錄，是卷內(nèi)每一份文字材料或每一張圖樣的明細(xì)表。

　　5. 備考表是用來記載和說明歸檔前和歸檔后案卷內(nèi)科技文件基本情況和變化情況的一種工具。

　　6. 案卷封面，是以一定的格式概要介紹卷內(nèi)科技文件內(nèi)容和形式特征的一種工具。

　　單、多選：

　　1. 為保證歸檔文件的完整，在整理、歸檔之前都應(yīng)按項目收集齊全、完整成套。

　　2. 為保證科技文件的準(zhǔn)確性，歸檔的科技文件應(yīng)達(dá)到兩個“一致”：

　　一是同它所記載和反映的科技對象或科技過程相一致；

　　二是同一個項目的科技文件相互之間在內(nèi)容上應(yīng)該協(xié)調(diào)一致。

　　3. 區(qū)分科技文件與政務(wù)文件的原則（方法）：內(nèi)容原則、整體原則、職能原則。

　　4. 按隸屬關(guān)系排列，這種方法適用于機械產(chǎn)品圖樣（圖紙）的排列。

　　5. 按總體和局部關(guān)系排列，這種方法適用于基本建設(shè)工程圖樣的排列。其總的排列順序是：總體布置圖——系統(tǒng)圖——平面圖——大樣圖等。

　　6. 按地區(qū)特征進(jìn)行排列，這種方法主要用于地質(zhì)勘探圖樣、地震觀測圖樣的系統(tǒng)排列。

　　7. 按時間順序排列，主要用于某些自然現(xiàn)象觀測圖樣。

　　8. 案卷封面的作用是介紹作用、保護(hù)作用。

　　9. 案卷封面的內(nèi)容項目，主要由三部分組成：案卷題名、案卷的管理性內(nèi)容項目、檔號項。

　　10. 案卷題名是案卷封面的核心內(nèi)容。

　　11. 案卷題名在結(jié)構(gòu)上一般由三個部分組成：項目名稱、案卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容特征、科技文件名稱特征。

　　簡答和論述：

　　一、簡述科技文件的鑒別工作的主要內(nèi)容？100

　　答：1 歸檔文件完整性的鑒別； 4 科技文件保存價值和保管期限的鑒別。

　　2 歸檔文件準(zhǔn)確性的鑒別； 5 歸檔文件密級的鑒別。

　　3 文件屬性的鑒別；

　　二、簡述如何正確區(qū)分科技文件與科技資料？102

　　答：1 主要表現(xiàn)在兩個方面：

　　其一：它們同本單位科技、生產(chǎn)活動的關(guān)系不同。

　　其二：它們所具有的作用不同。

　　2 科技文件是本單位科技、生產(chǎn)活動中直接形成的原始記錄，它不僅具有現(xiàn)實的依據(jù)作用，而且具有歷史的查考作用和憑證作用。

　　3 科技資料只是為了科技、生產(chǎn)活動參考的目的而搜集、交流或購置來的材料，它只有現(xiàn)實的參考作用。

　　三、簡述組織案卷的要求？104

　　答：案卷——是一組具有有機聯(lián)系、價值相同、密級相同的科技文件的最小集合體。

　　要求：1 案卷必須是一組具有有機聯(lián)系的科技文件；

　　2 案卷內(nèi)科技文件的數(shù)量要適度；

　　3 案卷內(nèi)科技文件的保存價值和密級應(yīng)基本一致；

　　4 案卷應(yīng)力求整齊美觀，便于管理和使用；

　　四、簡述組織案卷的方法？105

　　答：1 按結(jié)構(gòu)組織案卷，機械產(chǎn)品和設(shè)備科技文件可按結(jié)構(gòu)組織案卷。

　　2 按子項或子課題組織案卷。

　　3 按工序或階段組織案卷。工藝文件可以按加工工序的不同，組織相應(yīng)的案卷。

　　4 按專業(yè)組織案卷。設(shè)計和基本建設(shè)工程的圖樣，可以按不同專業(yè)，分別組織案卷。

　　5 按問題組織案卷。某項綜合調(diào)查或考察、某個專業(yè)討論會的文件，均可按照不同問題，分別組織案卷。

　　6 按名稱或文件性質(zhì)組織案卷。設(shè)計任務(wù)書，計算書、說明書、工程預(yù)算等，可按名稱組織案卷。

　　7 按地區(qū)組織案卷。地質(zhì)勘探文件、地形測量文件可按地區(qū)組卷。

　　8 按時間組織案卷。水文、氣象、天文、地震等觀測文件可按時間組織案卷。

　　9 按作者組織案卷。

　　五、簡述案卷編目的內(nèi)容？110

　　答：案卷編目——是以案卷為對象，通過一定的形式固定案卷系統(tǒng)整理成果，揭示案卷內(nèi)科技文件內(nèi)容與成分的工作。

　　內(nèi)容：編頁號，填制案卷內(nèi)科技文件目錄，填寫備考表，填制案卷封面和脊背標(biāo)簽。

　　六、簡述案卷編目的要求？110

　　答：1 要正確地反映案卷系統(tǒng)整理成果，揭示出案卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容與成分。

　　2 要能夠固定案卷內(nèi)科技文件的排列順序和位置。

　　3 使用語言、符號要標(biāo)準(zhǔn)化或規(guī)范化、文字簡明、書寫工整、字跡清楚。