自考“企業(yè)檔案管理”筆記（第六章）

　　第六章 企業(yè)檔案檢索

　　簡：建立企業(yè)檔案檢索體系的必要性：

　　1、 為迅速準確地利用檔案創(chuàng)造條件；

　　2、 促進檔案信息交流；

　　3、 推動檔案業(yè)務(wù)的規(guī)范化，促進企業(yè)檔案工作的發(fā)展。

　　簡：企業(yè)檔案檢索體系的科學(xué)和實用相結(jié)合的要求：

　　科學(xué)性的要求：

　　1、 研制檢索語言時，充分考慮到企業(yè)檔案及企業(yè)檔案工作的實際，保證檢索標識能準確表達企業(yè)各項活動的基本內(nèi)容；

　　2、 著錄標引應(yīng)標準、規(guī)范，其標準化與否直接影響到檢索的質(zhì)量和效率；

　　3、 檢索工具應(yīng)合理、有效；

　　實用性的要求：

　　1、 編制檢索工具要注重實效；

　　2、 從實際出發(fā)配置檢索設(shè)備。

　　簡：檢索語言的構(gòu)成：

　　由3個基本要素構(gòu)成：

　　1、 構(gòu)成檢索詞匯要素單元的字符；

　　2、 表達基本概念，并作為復(fù)雜概念的組配單元的基本詞匯；

　　3、 保證通過基本詞匯的組配來表達復(fù)雜概念的語法和句法。

　　簡：檢索語言的特點：

　　以概念邏輯為基礎(chǔ)，詞匯與概念一一對應(yīng)，一詞一義，排除多詞一義、一詞多義和詞義不符的情況，并能顯示概念之間的相互關(guān)系，便于操作，可使標引和檢索快捷、準確。

　　名：主題詞表：是主題語言的表現(xiàn)形式，是概括某一領(lǐng)域或某一學(xué)科，由語義相關(guān)、族性相關(guān)的規(guī)范詞匯組成的詞典。

　　名：企業(yè)檔案著錄：在編制檢索條目時，對企業(yè)檔案的內(nèi)容特征和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。

　　簡：著錄、標引的區(qū)別：

　　2者都是形成檔案檢索條目必須的步驟：

　　1、 著錄和標引雖然都從檔案內(nèi)容入手，但分析的內(nèi)容范圍不同。著錄需對檔案的內(nèi)容與形式特征進行全面分析，以選出需揭示的全部特征，并把它們反映出來；標引則需準確、扼要地揭示檔案的內(nèi)容特征，為用戶提供查找的線索，所以只需分析檔案的基本內(nèi)容。

　　2、 表達方式不同。著錄反它所揭示的內(nèi)容特征和形式特征采用直錄的方式，即用自然語言直接表述；標引則須語言的轉(zhuǎn)換：用檢索語言來表現(xiàn)檔案的主題內(nèi)容，這是2者最根本的區(qū)別。

　　案卷目錄：以企業(yè)檔案案卷為單位，依據(jù)企業(yè)檔案整理結(jié)果和庫藏排架順序編制的目錄。

　　選：4種基本的案卷目錄：

　　1、 案卷總目錄；

　　2、 案卷分類目錄；

　　3、 底圖目錄；

　　4、 新型載體檔案目錄。