07年7月中英合作專業(yè)“商務(wù)交流”專題六 -自考串講筆記

　　背景：

　　盼盼股份有限公司是一家大型機械制造商，其產(chǎn)品主要銷往全國各大工廠。由于財務(wù)狀況的急劇惡化，公司臨時決定提前2個月召開原定于6月底召開的年度股東大會，以討論此事。作為公司的秘書，你必須準(zhǔn)備以下事項：

　　1.起草會議通知，發(fā)給全體股東。

　　答案：

　　可采用下面的格式

　　會議通知

　　盼盼股份有限公司年度股東大會日期緊急變動

　　與會者（全體股東）

　　時間

　　日期

　　地點

　　如不能出席請與X先生聯(lián)系

　　2.擬定會議議程。

　　答案：

　?。?）宣讀上次會議紀(jì)要；

　?。?）自上次會議后出現(xiàn)的主要問題——財務(wù)狀況惡化；

　　（3）主席致開幕詞；

　?。?）提前召開這次會議的原因；

　?。?）上次會議遺留事項；

　?。?）正式議程項目；

　?。?）下此會議日期、時間、地點；

　　（8）向主席致謝；

　?。?）宣布會議結(jié)束。

　　3.列出積極的會議參與者應(yīng)具備的特征。

　　答案：

　　（1）簡要了解會議情況，了解會議主題；（2）準(zhǔn)備適當(dāng)?shù)奶釂?；?）注意交流障礙的存在，努力克服他們；（4）準(zhǔn)時出席／參加全過程；（5）具有合作與調(diào)解的愿望，以實現(xiàn)群體目標(biāo)；（6）積極的非語言交流；（7）敞開思想，積極聽取別人的意見；（8）根據(jù)會議要求發(fā)言。

　　背景：

　　金達(dá)食品公司準(zhǔn)備推出一種新的瓶裝飲用水，委托你公司做一次市場調(diào)查，并要求提供調(diào)查報告。

　　1.請給出調(diào)查報告的基本結(jié)構(gòu)。

　　答案：

　　調(diào)查報告的基本結(jié)構(gòu)包括：標(biāo)題；簡介：授權(quán)調(diào)查范圍或目的，程序或方法；正文主體：基本事實；最后部分：結(jié)論與建議；附件等。

　　2.調(diào)查報告有哪些種類？該調(diào)查報告屬于哪一類？

　　答案：

　　有三種典型的調(diào)查報告：典型經(jīng)驗的調(diào)查報告、揭露問題的調(diào)查報告和綜合分析的調(diào)查報告。本案例中的調(diào)查報告屬于綜合分析的調(diào)查報告。

　　3.一個成功的調(diào)查報告應(yīng)具備哪些條件？

　　答案：

　?。?）報告主題清晰；（2）報告內(nèi)容完整；（3）報告所涉及的信息準(zhǔn)確，據(jù)以作出的推理正確；（4）內(nèi)容表達(dá)邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，層次分明；（5）報告便于讀者掌握基本結(jié)構(gòu)與主要事實；（6）報告寫作風(fēng)格簡潔精練；（7）報告面向所有可能讀者，通俗易懂，消除技術(shù)障礙。

　　背景：

　　你是一個大型食品公司的人事經(jīng)理。現(xiàn)在，你準(zhǔn)備前往某大學(xué)招聘畢業(yè)生，并作一次演說。

　　1.起草你的演講計劃。

　　答案：

　　（1）目的：招聘員工；

　?。?）聽眾：無工作經(jīng)驗、不熟悉企業(yè)的畢業(yè)生；

　?。?）結(jié)構(gòu)：開場白/正文/結(jié)束語；

　?。?）形式：主題演講和自由提問相結(jié)合；

　?。?）內(nèi)容：介紹企業(yè)情況、職位要求、發(fā)展前景；

　?。?）視覺輔助手段：企業(yè)宣傳品、錄像帶、投影儀等。

　　2.你可以使用哪些視覺手段來輔助你的演說？列舉四種即可。

　　答案：

　　白板；翻紙板；磁板和其他粘貼物品；實物；模型；投影儀；幻燈機；閉路電視；錄像帶。

　　3.說明優(yōu)秀的演說家應(yīng)具備的特征。

　　答案：令人信服/真誠；熱情洋溢；堅定有力；簡潔。

　　背景：

　　你是A公司銷售部資深員工，今年的銷售會議指定由你擔(dān)任秘書。在這之前，你還沒有做過這樣的工作。

　　1.你作為一名秘書，會議之前和會議之后應(yīng)該做些什么？

　　答案：

　　會議之前：

　?。?）從以前的記錄或新的信息源收集資料；

　?。?）起草會議議程，有邏輯性的主次順序安排；

　　（3）得到主席的批準(zhǔn)；

　　（4）發(fā)送會議通知和議程。

　　會議之后：

　?。?）起草備忘錄；（2）交主席批準(zhǔn)；（3）兩天內(nèi)發(fā)給與會者；（4）必要時根據(jù)備忘錄和監(jiān)督者的要求發(fā)布指示。

　　2.在你制作備忘錄的時候應(yīng)該注意避免哪些行為？

　　答案：

　?。?）試圖主持會議和計時，指定別人計時；

　?。?）討論速度過快，使你不能準(zhǔn)確記錄；

　　（3）在你對發(fā)言的轉(zhuǎn)譯中夾雜自己個人的偏見或觀點；

　　（4）備忘錄中插入太多人名；

　　（5）包括未解釋的縮寫和術(shù)語，潛在閱讀者對此不熟悉；

　?。?）拖延起草備忘錄——忘記發(fā)生了什么；

　?。?）過分受成員地位影響；僅因為是你上司，不意味著你必須記錄他們說的每一個字；

　?。?）忘記確認(rèn)下次會議的日期、時間和地點。

　　3.你怎樣能夠受益于會議和其他小組討論？

　　答案：

　　會議能為你提供各種機會：（1）受益于別人的知識和觀點；（2）從同事的經(jīng)歷和背景中獲取大量的信息；（3）對所執(zhí)行的政策和決策的參與感；（4）更好地了解和正確評價你的同事，在你們中間形成團隊工作精神；（5）與別人交換你的個人思想；（6）以別人的眼光評價你的個人觀點、信念和態(tài)度。

　　背景：

　　一句話說得人家跳，一句話說得人家笑。同是一句話，不同的說法，效果大不相同。美國有一位第一流的銷售明星叫蘇珊，她的柜臺語言很有特色，只需一句話，就能一下子抓住顧客的心理并打動之。比如對方顯出一幅愁相，她就會十分關(guān)心地問：“哎呀，這位小姐好像有什么困難，我能為你做點什么嗎……”她就用這種高超的融洽方式用語言縮短了與顧客的距離，融洽了與顧客的感情，從而擁有了眾多的顧客。

　　1.一般來說，商務(wù)交流的主要目標(biāo)有哪些？

　　答案：

　?。?）被對方接收；（2）被對方理解；（3）被對方接受；（4）引起對方反響（改變行為或態(tài)度）。

　　2.為什么蘇珊能一下子抓住顧客的心理？

　　答案：

　　蘇珊出色的語言特色得益于她能設(shè)身處地地從顧客的角度去為顧客著想。不論何時、何地、針對何人或是因為何事，都能選擇恰當(dāng)?shù)恼勗捳Z氣和風(fēng)格，使顧客感覺你是在確確實實為他們著想。

　　3.如果你是蘇珊，你會遵循哪些步驟來策劃信息？

　　答案：

　　（1）列出交流的目的；（2）收集信息；（3）信息分組；（4）將信息條理化；（5）列出綱要；（6）寫出草稿；（7）編輯和完成終稿。

　　背景：

　　設(shè)想你在某地政府部門工作，并被邀請在“關(guān)心老年人”項目發(fā)布會上發(fā)言，請準(zhǔn)備以下事項：

　　1.應(yīng)從哪些方面著手了解聽眾？

　?。?）什么職業(yè)的聽眾？

　?。?）聽眾的年齡、性別和背景。

　?。?）他們?yōu)槭裁磥砺犙葜v？

　?。?）他們對演講的主題已經(jīng)了解了哪些東西？

　?。?）他們對演講有什么特殊的興趣？

　　2.針對以上方面，應(yīng)如何準(zhǔn)備？

　　（1）聽眾的職業(yè)：政府機構(gòu)的同事、上司；社區(qū)工作者；新聞記者。

　?。?）年齡、性別背景：各種年齡，以中年人為主。女性居多。

　　（3）他們?yōu)槭裁磥砺犙葜v？同事：了解情況。社區(qū)工作者：支持。新聞記者：希望得到好的報道。

　?。?）他們對演講的主題已經(jīng)了解了哪些東西？基本不了解。而我在這方面已經(jīng)作了大量的研究。

　?。?）他們對演講有什么特殊的興趣？同事：與他們的工作有什么影響。社區(qū)工作者：了解政府工作部門對這個項目的重視程度。新聞記者：有什么新的創(chuàng)意。

　　3.這種聽眾的分析對演講有什么指導(dǎo)作用？

　?。?）必須解釋為什么要實施這個項目；（2）必須說明只有多方面合作才能實施；（3）必須突出這個項目的新特點；（4）必須嚴(yán)肅和熱情。

　　背景：

　　X辦公設(shè)備公司剛剛研究出一款新的傳真機，作為公司銷售總監(jiān)，你計劃不久將對地區(qū)銷售經(jīng)理做一次新產(chǎn)品投放市場的演示。

　　1.列出六種有助于你演示的視覺手段。

　　答案：

　　（1）白板；（2）翻紙板；（3）磁板和粘貼物；（4）實物；（5）模型；（6）投影；（7）電視和錄像。

　　2.在計劃演示時，除視覺手段外，你還需要考慮在講演現(xiàn)場可提供哪些有關(guān)的設(shè)施和場地條件？

　　答案：

　?。?）房間大??；（2）房間形狀；（3）配備的音響/麥克風(fēng)的狀況；（4）照明；（5）電源插座；（6）座位的擺放。

　　3.起草你的演示計劃。

　　答案：

　　（1）目的：介紹新傳真機的獨特性能；

　　（2）聽眾：富有經(jīng)驗，但對計劃推出和銷售的新式傳真機不夠熟悉；

　　（3）形式：為提問留出時間等；

　?。?）開場白、正文、結(jié)束語等；

　?。?）理由：開發(fā)/如何銷售；

　　（6）計劃采用的視覺輔助演示手段/廣告/招貼。