自學(xué)考試“外國秘書工作概況”筆記（一） -自考串講筆記

　　第一章緒論

　　1.國際秘書聯(lián)合會(huì)對秘書的界定；

　　2.學(xué)習(xí)外國秘書工作概況的意義；

　　第一節(jié)

　　人類社會(huì)生活中的秘書

　　一、政治生活中的秘書

　　1.國家與秘書工作

　　從某種意義上說，人類歷史上的所有國家，在其施行統(tǒng)治的過程中，都有秘書性機(jī)構(gòu)和秘書性人員，作為施行統(tǒng)治的重要工具之一。

　　由此可見，在國家的組織體系中，秘書機(jī)構(gòu)是各級各類國家機(jī)構(gòu)中的組成部分；在國家施行統(tǒng)治的過程中，秘書工作是一個(gè)不可缺少的輔助環(huán)節(jié)；在國家公務(wù)人員隊(duì)伍中，秘書是具有特殊輔助和服務(wù)職能的工作人員。

　　2.政黨與秘書工作

　　從政黨的特征和要素看，政綱的形成、修改及貫徹實(shí)施，都必須通過不同層次的黨內(nèi)會(huì)議，并形成當(dāng)?shù)奈募鬟_(dá)到全體黨員，這就需要黨內(nèi)秘書的辦文、辦會(huì)；特別是在黨的各項(xiàng)活動(dòng)中，秘書的辦文、辦會(huì)、辦事及綜合輔助活動(dòng)，是傳達(dá)黨的政策方針，溝通黨內(nèi)外信息，協(xié)調(diào)黨的活動(dòng)，操辦日常黨務(wù)工作的不可缺少環(huán)節(jié)。

　　從政黨的功能和作業(yè)看，各政黨在發(fā)揮其功能作業(yè)的運(yùn)行中，各政黨的秘書工作，均是其開展黨務(wù)活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)；

　　社會(huì)主義國家無產(chǎn)階級政黨在奪取政權(quán)的過程中，不管是黨的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，還是黨的領(lǐng)導(dǎo)人物，在其教育黨員，聯(lián)系、發(fā)動(dòng)、組織和領(lǐng)導(dǎo)人民群眾的過程中，都要通過會(huì)議的形式，都要運(yùn)用文件資料為工具，都需要黨務(wù)秘書工作的輔助和服務(wù)。在取得政權(quán)后的社會(huì)主義建設(shè)發(fā)展中，秘書的辦文、辦會(huì)辦事，以及收集處理信息，調(diào)查研究，綜合協(xié)調(diào)，督促檢查，提供參謀建議等職能活動(dòng)，對執(zhí)掌國家政權(quán)，對全社會(huì)施行政治，思想和組織領(lǐng)導(dǎo)，更能起到不可低估的作用。

　　一個(gè)成數(shù)的有影響力的政黨，必然有一套完備的高效的秘書系統(tǒng)。

　　3.一般社會(huì)共眾與秘書工作

　　二、經(jīng)濟(jì)生活中的秘書

　　1.經(jīng)濟(jì)決策中的秘書工作

　　在決策前，秘書要收集處理信息資料，開展調(diào)研活動(dòng)，要籌備為決策服務(wù)的調(diào)查會(huì)、研討會(huì)、論證會(huì)、咨詢會(huì)和決策會(huì)議，要準(zhǔn)備各種文件資料；

　　在決策中要作會(huì)議記錄，要作決策中的服務(wù)工作，要把決策內(nèi)容用文字準(zhǔn)確系統(tǒng)地表達(dá)出來，并按法定的文件處理程序形成正式的公文；

　　在決策后的貫徹實(shí)施中，秘書要調(diào)查了解實(shí)施情況并向領(lǐng)導(dǎo)者反饋執(zhí)行信息，征求有關(guān)方面的意見，收集執(zhí)行反映，為補(bǔ)充、修正、完善決策提供依據(jù)。當(dāng)某項(xiàng)決策實(shí)施結(jié)束后，還有大量的總結(jié)評估工作需要秘書的輔助。

　　可見，在各種經(jīng)濟(jì)決策的過程中，每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要秘書工作的輔助和服務(wù)。為經(jīng)濟(jì)決策提供有效的輔助和服務(wù)，是經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域里的秘書工作的首要任務(wù)。

　　2.經(jīng)濟(jì)運(yùn)行中的秘書工作

　　3.經(jīng)濟(jì)變革調(diào)整中的秘書工作

　　在經(jīng)濟(jì)變革調(diào)整中，任何高明的領(lǐng)導(dǎo)人都必須具有精明干練的秘書充當(dāng)其參謀助手，必須通過秘書的辦文辦會(huì)辦事、收集處理信息、綜合協(xié)調(diào)等職能活動(dòng)，使領(lǐng)導(dǎo)意圖傳導(dǎo)到千百萬執(zhí)行者，得到人民群眾的理解和支持，形成強(qiáng)大的推動(dòng)力量。這樣變革調(diào)整才有可能取得成功。如果說領(lǐng)導(dǎo)層是核心，群眾是決定性基礎(chǔ)的話，秘書和秘書工作是不可缺少的紐帶和中介環(huán)節(jié)。大凡經(jīng)濟(jì)變革調(diào)整的關(guān)鍵時(shí)期，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)人對秘書的輔助需要更為強(qiáng)烈，秘書工作的重要性體現(xiàn)得也更為充分。

　　三、科學(xué)文化領(lǐng)域中的秘書

　　1.科學(xué)技術(shù)文化組織中的秘書機(jī)構(gòu)

　　任何國家的科技研究機(jī)構(gòu)、管理機(jī)構(gòu)、文化團(tuán)體、學(xué)校，都有綜合辦公的秘書部門和秘書。秘書工作是這些機(jī)構(gòu)維系日常公務(wù)有效運(yùn)轉(zhuǎn)的不可缺少的輔助環(huán)節(jié)。

　　實(shí)踐表明，綜合性的秘書輔助和辦公服務(wù)有利于優(yōu)化科技文化的管理。

　　2.科學(xué)技術(shù)文化發(fā)展中的秘書工作

　　秘書的近身輔助和服務(wù)，不僅對科技文化管理是必不可少的，對科技文化活動(dòng)主體（群體或個(gè)體）的積極輔助作業(yè)也是不可低估的。

　　四、國際交往中的秘書

　　在國際交往中，不僅大量會(huì)見、會(huì)談、會(huì)商、簽約需要秘書作籌備和輔助工作，而且在某種情況下秘書還可作為領(lǐng)導(dǎo)人的代表，從事國際交往活動(dòng)。

　　特別在國際交往的前期準(zhǔn)備，后續(xù)保持聯(lián)系和交往過程中的大量具體事務(wù)工作，都需要秘書的服務(wù)。為此，世界各國的不少管理機(jī)關(guān)都設(shè)有外事秘書機(jī)構(gòu)和配有負(fù)責(zé)處理涉外事務(wù)的專職或兼職秘書。

　　國際交往中充分發(fā)揮秘書工作的作用，有利于提高工作的質(zhì)量和效率，有利于在事務(wù)安排、接待禮儀、文件準(zhǔn)備、文字記錄、宣傳聯(lián)系等方面，更加周密、歸返，從而樹立良好的形象。

　　第二節(jié)

　　一、領(lǐng)導(dǎo)的輔助者的產(chǎn)生

　　1.平等推舉的領(lǐng)導(dǎo)者與其輔助者

　　2.世襲領(lǐng)導(dǎo)者及其輔助者

　　國家與文字的出現(xiàn)是國家秘書性工作產(chǎn)生的基礎(chǔ)和條件。

　　這時(shí)期秘書性官僚與秘書性機(jī)構(gòu)的輔助不同于前期，他是一種為少數(shù)統(tǒng)治階級利益服務(wù)的，對權(quán)利主體——統(tǒng)治者的輔助；他與同一時(shí)期的一般官吏也有區(qū)別，他不是某個(gè)地域的統(tǒng)治或某個(gè)方面的管理，而是在國王和權(quán)臣身邊輔助和參謀運(yùn)籌，辦理文書、操辦日常政務(wù)方面的綜合輔助；他與現(xiàn)代秘書輔助也有區(qū)別，他大多是以世襲制為選擇輔助者的首要條件，其職位、職權(quán)及職責(zé)也隨輔助的對象的統(tǒng)治地位的高低有著嚴(yán)格的等級規(guī)定。

　　二、封建統(tǒng)治者及其輔助者

　　封建時(shí)代統(tǒng)治者的輔助者，除了出現(xiàn)非貴族出身不是憑借世襲制登上仕途的新特點(diǎn)外，還有以下特點(diǎn)。

　　1.輔助者的橫向分工

　　2.輔助者縱向?qū)哟纬霈F(xiàn)

　　3.私人秘書性輔助者的出現(xiàn)

　　三、近現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)者及其輔助者

　　現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)者指的是在領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)中，具有一定職位、掌握一定職權(quán)、擔(dān)負(fù)一定職責(zé)的個(gè)人或集團(tuán)。

　　現(xiàn)代秘書是秘書性輔助人員發(fā)展成為領(lǐng)導(dǎo)者近身辦理日常事務(wù)即辦文、辦會(huì)、辦事、溝通信息、協(xié)調(diào)關(guān)系、發(fā)揮參謀助手作用的綜合輔助者。

　　現(xiàn)代秘書特點(diǎn)﹕在位置上是近身輔助，不是相對分離的輔助；在范圍上是對領(lǐng)導(dǎo)者行使履行職責(zé)的全面綜合性輔助和服務(wù)，不是某一方面的專門職能的輔助；在過程上是對領(lǐng)導(dǎo)者各項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)全過程的跟蹤輔助和服務(wù)，不是某一過程、某一階段、某一環(huán)節(jié)的輔助和服務(wù)；在權(quán)利運(yùn)用上是具有廣泛的參與謀劃和服務(wù)的職責(zé)，沒有確定的某一方面的職能管理權(quán)。

　　1.官員秘書是指以秘書命名的官員。

　　官員秘書的特點(diǎn)﹕

　　一是其職位、職權(quán)、職責(zé)都是按法定程序確定的；

　　二是對其直接上司而言，他是輔助者，而對其下級而言，他是有確定管理權(quán)和指揮權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)者；

　　三是都有程度不同的綜合協(xié)調(diào)的職能；

　　四是在需要的情況下可以代表其領(lǐng)導(dǎo)受權(quán)處理其領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)；

　　2.秘書部門負(fù)責(zé)人是指各級政府辦公廳、辦公室、總統(tǒng)府、總理府辦公廳、企事業(yè)單位的辦公廳辦公室負(fù)責(zé)人，秘書處長、秘書科長、秘書股（組）長，以及辦公廳（室）內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人。

　　秘書部門負(fù)責(zé)人的素質(zhì)要求﹕精明干練而又忠誠可靠，思維敏銳、善于組織協(xié)調(diào)。

　　3.領(lǐng)導(dǎo)人的專職秘書

　　領(lǐng)導(dǎo)人專職秘書的職責(zé)總體來說是對其領(lǐng)導(dǎo)人的領(lǐng)導(dǎo)工作全面提供輔助和服務(wù)，具體職責(zé)要根據(jù)具體領(lǐng)導(dǎo)人的具體需要而定。

　　領(lǐng)導(dǎo)人的專職秘書的特點(diǎn)﹕

　　一是更加貼近其領(lǐng)導(dǎo)者，往往要陪伴領(lǐng)導(dǎo)者參與一切公務(wù)活動(dòng)，跟蹤提供輔助和服務(wù)；

　　二是輔助和服務(wù)的主要對象單一，不是主要為群體的領(lǐng)導(dǎo)班子服務(wù)；

　　三是活動(dòng)領(lǐng)域、影響力大小有一定的彈性，往往隨特定領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的工作方式、習(xí)慣、工作中對其秘書的信任或授權(quán)程度的不同而不同；

　　第三節(jié)

　　一、初級秘書工作業(yè)務(wù)

　　1.初級秘書工作的業(yè)務(wù)內(nèi)容是打字、速記、接待、應(yīng)對電話等工作。

　　作用﹕不僅可以減輕領(lǐng)導(dǎo)者和其它工作人員的工作負(fù)擔(dān)，而且可以避免在這些具體事務(wù)中出現(xiàn)疏漏，有利于維護(hù)機(jī)構(gòu)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

　　初級秘書工作的工作效率和工作質(zhì)量對領(lǐng)導(dǎo)和管理工作的影響更是不可低估的，不僅影響各相關(guān)工作的進(jìn)度和效果，而且影響到領(lǐng)導(dǎo)形象和組織形象。因此在選擇和培養(yǎng)初級秘書人員時(shí)，對打字、速記的要求很高；對儀表、穿著、態(tài)度方面，都有一定的要求；在口頭表達(dá)、禮儀等方面也要求很嚴(yán)格。

　　2.初級秘書工作的特點(diǎn)

　　一是工作內(nèi)容一般是日常事務(wù)，是大量的、每天都要做的具體的工作；

　　二是工作性質(zhì)大多是操作性工作，必須掌握一定的技術(shù)和具有熟練的技巧，如打字、速記，既要準(zhǔn)確又要迅速，沒有扎實(shí)的基本功是難以勝任的；

　　三是在人際交往中的服務(wù)性工作，既要通過打字、速記、應(yīng)對電話、整理辦公室等為領(lǐng)導(dǎo)和同事服務(wù)，更要在接待工作中熱情有禮地為廣大公眾提供服務(wù)。

　　二、中級秘書工作業(yè)務(wù)

　　中級秘書工作是指既有操作性又有輔助管理性的秘書工作。

　　1.中級秘書工作的業(yè)務(wù)內(nèi)容﹕主要是辦文、辦會(huì)、辦事、溝通處理信息、綜合協(xié)調(diào)等。這些工作都是推行管理、開展領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的基礎(chǔ)工作。對于召開各種會(huì)議、發(fā)布和執(zhí)行各種指示文件，進(jìn)行組織內(nèi)外的溝通，推動(dòng)機(jī)構(gòu)卓有成效地有序運(yùn)轉(zhuǎn)，均有著不可替代的重要作用。

　　2.中級秘書工作的特點(diǎn)﹕

　　一是操作性與管理性結(jié)合；

　　二是經(jīng)常性與機(jī)變性結(jié)合；

　　三是普通的公務(wù)服務(wù)性與專門的公務(wù)輔助性相結(jié)合；

　　四是業(yè)務(wù)活動(dòng)的綜合性與工作技能要求的專業(yè)性相結(jié)合；

　　三、高級秘書工作業(yè)務(wù)

　　高級秘書工作是指秘書處長、辦公室（廳）主任、助理、高級領(lǐng)導(dǎo)人的秘書以及官員秘書從事的工作。

　　1.高級秘書工作的業(yè)務(wù)內(nèi)容