自考“中外秘書比較”串講筆記六

　　第七章

　　秘書參謀職能基礎的異同

　　一、相同相近之處

　　1、領導者主事者對秘書參謀的需要，領導者主事者對秘書參謀的需要，一是適應不斷發(fā)展變化環(huán)境的需要。秘書處于職能綜合與信息綜合的地位，因此，其參謀輔助活動，對領導者主事者具有不可替代的重要作用。二是承擔責權壓力的需要。三是科學決策的需要。

　　2、秘書具有參謀輔助的便利條件

　　中外秘書都具有對領導者主事者發(fā)揮參謀輔助的便利條件。具體體現，一是秘書處于組織管理的中介位置。二是秘書處于信息樞紐位置，便于在信息輸入、轉換、輸出的運作中，發(fā)揮參謀輔助作用。三是秘書工作具有綜合職能的優(yōu)勢，便于站在領導工作需要及全局的高度，發(fā)揮參謀輔助作用。四是秘書具有近身溝通的便利，更有利于發(fā)揮參謀輔助作用。中外秘書工作者在其領導者主事者身邊工作，中國和西方國家秘書參謀輔助職能基礎的相同和相近之處，是秘書工作近身綜合輔助的基本特征所決定的。由于秘書具有這種基本特征，其參謀輔助作用才具有其他人員所不可替代的特點。秘書參謀輔助職能的強化，是由于領導工作近身綜合性參謀輔助需要的增強和秘書參謀輔助能力的提高兩個方面的因素所決定的。

　　二、不同之處

　　1、參謀輔助環(huán)境的差異

　　2、參謀輔助功利目標的差異

　　功利目標決定著參謀輔助活動的總體方向，這就使西方社會秘書參謀輔助在領導的導向和秘書的價值取向上都是以個人私利為依歸。

　　3、參謀輔助能量的差異

　　有領導者的信任程度、秘書的參謀智能及信息擁有量和秘書參謀輔助的主動程度。一是就領導者的信任程度而言，中國與西方領導者一般是選擇忠誠可靠的人充當自己的秘書。二是就秘書的參謀智能而言，中國與西方的現代秘書人員大多受過良好的教育的職業(yè)訓練。三是在秘書參謀輔助的主動性上，西方秘書人員提出參謀建議，大多要考慮上司的態(tài)度。

　　秘書參謀職能體現的異同

　　1、 參謀輔助的體現形式相近，秘書體現參謀輔助職能形式的多樣性和內容的綜合性。

　　2、 參謀輔助效果的制約因素相近。第一是參謀輔助效果的間接性。一是要經過領導決策的選擇。秘書的參謀建議方案對管理思維而言，秘書的參謀輔助都要受到領導者的制約，這是秘書工作的輔助性特征所決定的。二是要受到執(zhí)行實踐的選擇。三是受到具體條件的限制。第二是參謀輔助效果體現的機遇性。中外秘書都要在參謀輔助活動中發(fā)現和利用機遇。一是善于發(fā)現和利用組織管理活動需要造成的機遇。二是善于發(fā)現各種異?，F象、偏差或失誤，找出這些問題存在的原因、危害性以及有關對策建議。三是關注領導者注意力造成的機遇。四是理解和體察領導者的心理情緒及其變化，從理論上講，作為高素質的領導者任何情況下，對來自各方面的意見或建議，都應該認真傾聽，理智選擇，按需要和可能采納。

　　3、參謀輔助多種價值性相似。一是實際效益價值。二是衍生價值。當秘書提出的參謀建議沒有被采納，領導者采用的是相反或完全不同的方案，經過實踐證明，領導者采用的方案的錯誤的，而秘書的參謀建議是正確的。這種情況下，秘書的參謀輔助雖然沒有取得實際的效益，但卻有衍生價值。三是參考價值。四是溝通價值。秘書的參謀輔助無論是否被采納或采納的程度如何，都能加強秘書與其領導間的信任，促進主輔配合更為默契。通過這種信息溝通和思想交流。五是負面價值。

　　不同之處，1、參謀輔助層次區(qū)別差異：一是體現在高層秘書的參謀輔助上。在西方國家，如英國，設有“國務秘書”。國務院書名為秘書，實為部長級官員。大多以“研究室主任”“辦公室主任”、“秘書長”、“副秘書長”命名。中國政府的秘書長職級高于各部部長，主要職能是對政常日常事務進行綜合協調管理，其參謀輔助主要是對政府最高決策層的綜合性參謀輔助。二是中層秘書輔助上的差異。在西方國家如英國，中層秘書分行政級和執(zhí)行級兩類。執(zhí)行級的職責是對次要的提案進行初步的審查分析，解決和處理行政事務中可能出現的一般問題。三是低層秘書參謀輔助上的差異。

　　2、參謀輔助運作上的差異

　　中外秘書參謀輔助活動運作上的差異，一是體現在對重大決策參謀輔助的程度上。在中國，在制定重大決策前，秘書一般要協助領導者進行深入地調查研究，全面地收集信息。配合包括智囊團在內的各有關人員擬定可行方案。二是體現在參謀輔助的主動性上。三是體現在參謀輔助對群體智能開發(fā)的程度上。

　　3、參謀輔助障礙上的差異

　　補充日期： 2004-05-13 21：41：12

　　3、參謀輔助障礙上的差異

　　中外秘書參謀輔助活動都存在著一定的障礙，一是體現在管理體制上的障礙。主要指管理組織的結構、分配、運行制度和管理觀念等。二是體現在領導人方面的障礙。三是體現在秘書方面的障礙。

　　秘書參謀方式的異問

　　一、相同相似這處

　　1、對決策的參謀方式相似

　　一是在領導決策前要作大量鋪墊性參謀輔助。二是決策形式時要作有效的輔佐性參謀。三是在決策執(zhí)行中要做全過程的參謀輔助。

　　2、把握參謀時機的方式相似

　　一是跟蹤把握參謀時機的方式相似。有利于領導活動全過程的有序性、有效性和規(guī)范性；也有利于秘書在領導活動全過程中，全面地發(fā)揮參謀輔助作用。二是重點把握參謀時機的方式相似。中外秘書參謀輔助，重點把握參謀時機的方式，有利于適應和滿足領導者對參謀輔助的需求，有利于秘書參謀輔助活動的針對性和有效性。三是預測把握參謀時機的方式相似。

　　3、提供參謀輔助的溝通方式相似。

　　一是咨詢方式。二是進速方式。三是探索式，即針對要解決的某一難題，組織有目的、有計劃的群體探索，廣泛地征求意見或建議。采用這種方式，能集中開發(fā)群體智能。

　　4、提出參謀輔助的思維方式有相似之處

　　中外秘書參謀輔助的思維方式是多種多樣的，其中相似之處有以下幾個方面：

　　一是比較式。二是補充完善式。補充完善式參謀輔助是在不改變原有目標和總體構想基礎上的參謀輔助，秘書在草擬文稿、辦理文件等過程中，經常運用的這種方式。三是診斷式，即秘書協助領導分析組織管理運轉狀況，找出存在的問題，分析造成此問題的原因，提出相應的對策，或者針對已經出現的不正常的現象，找出產生這種現象的關鍵要素，提出改進的措施。多維思維式參謀輔助，不僅能使秘書參謀輔助更具活力。更有利于拓展思路，補充疏漏，論證其決策意向的科學可行性。

　　二、不同之處：

　　1、秘書參謀輔助與事務服務結合的差異，秘書的參謀輔助與事務服務緊密結合，以充分發(fā)揮近身綜合輔助的職能作用。

　　3、 秘書參謀輔助活動層次上的差異，主要是在對決策層決策和執(zhí)行進行補充完善的參謀制度，大多采用的是跟蹤式參謀輔助和隨機式參謀輔助。