自考“商務交流”串講精華（八）

　　第九章：組織和參加會議

　　一、會議主席有哪些責任：

　　1、主持會議：主持會議、維持會議秩序并確保小組的積極工作（應明確會議的任務和會議小組類型）；

　　2、會議控制：會議控制的方式和組織取決于召開會議的原因?？刂茟斨塾诮⑿袨闃藴?，以這些標準徇會議的結果，并在必要時進行調整。作為有效的會議主持人應遵循以下五個基本原則：決定討論主題；明確討論范圍；確保人們圍繞主題依次發(fā)言；盡可能做到公正、盡全力避免與會者的爭論；確保其他成員了解會議的進展情況。

　　3、引導：必須能夠發(fā)起會議，并確保以良好的秩序進行主題的問題的討論。介紹會議議題（解決問題過程）：1）識別主題/問題；2）交換和開發(fā)建議；3）評價不同方案；4）選擇行動計劃（確保每個人都明確自己的責任）。

　　4、促進討論：1）主席應當經營以提出恰當問題的方式激勵與會者（掌握提問技巧）

　　如何促進討論：1）提問的措辭避免“是”或“不是”的答案；2）提出簡短的問題；3）采用緊扣主題的問題；4）采用只涉及一個方面的問題。

　　5、應付“隱密議程”：應努力保持討論集中，而不使其演變成與會者之間的個人沖突。

　　6、作出決定：除了正式的投票表決方式，主席應采取一致同意的方法，或者恰如其分地引出解決問題的最佳方案。

　　7、會議結果后，主席的責任是確保備好會議紀要和會議決定的后續(xù)行動計劃。

　　二、決策方法及其優(yōu)缺點：

　　1、權威決策法：由主席決定；快速、高效；但是成員可能沒有表態(tài)或贊成；2、多數/投票表決決策法：一般認為比較公正；投票時機很關鍵；可能分裂群體成員；少數人會不同意，因此可能不承擔責任；3、趨同決策法：根據群體的大致傾向決策；成員高度參與；過長（要求聽取所有成員的意見，盡管他們實際上尚未形成明確觀點）；或許有時難以達到。4、達成一致決策法：每個人都完全同意；難以達成一致，實際上通常不必如此。

　　三、與會者的責任：

　　1、態(tài)度：樹立對會議的積極態(tài)度，敞開思想并聽取別人的意見；

　　——會議能為你提供各種機會：

　　1）受益于別人的知識和觀點；2）從同事的背景和經歷中獲取最大量的信息；3）對所執(zhí)行政策和決策的參與感；4）更好地了解和正確評價你的同事，在你們中間形成團隊工作精神；5）與別人交換你的個人思想；6）以別人的眼光評價你的個人觀點、信念和態(tài)度。

　　2、準備：保證自己做好準備和了解會議主題；

　　3、認識群體過程：對“群體過程”和群體功能的認識有助于樹立正確的態(tài)度更好的參與。

　　——有效的會議參與者的特征：

　　1）注意考慮其他有關的人；2）認識到交互作用過程必須是雙向的，要靈活和寬容；3）注意交流障礙的存在，努力克服他們；

　　4）辯證和分析地思考的能力5）有能力和意愿以適應別人的語言，清晰扼要地講話；6）具有適當的時間意識，既包括何時、如何發(fā)言、也要考慮會議安排和地點；7）具有合作與調解的愿望，以實現群體目標；8）認識積極傾聽的必要性。

　　四、在一次會議中，應何時參與？

　　——當你感到有些東西可講時：1）準備好即時參與；2）分幾次發(fā)言，而不是一次把話都說完；3）保持靈敏狀態(tài)，準備發(fā)言。

　　五、會議的議程是：需要講座的業(yè)務事項的順序。

　　六、議程順序：

　　1、選出主席和工作人員（必要時）；2、會議通知——由秘書宣讀（通常僅在非常正式的會議）；3、上次會議紀要——閱讀通過（通常由秘書），然后由主席簽字；4、備忘錄提出問題；5、達成的協議——秘書宣讀；6、主席致開幕詞；7、前面會議留下事項；8、財務問題（財務主管報告、帳目流轉等）；9、委員會和工作單位報告；10、在可能時提議討論、建議者和依次發(fā)言名單；11、預先提出并列在議程中的其他事項；

　　12、下次會議日期；13、任何其他業(yè)務14、感謝主席（在一般會議上不常見）；15、主席答謝（同上）；16、主席宣布會議閉幕。

　　七、議程準備和支持文件：

　　1、議程中的每個項目應用數字排序，如發(fā)生變動，在會議開始時主席應說明理由；2、當繼續(xù)上次會議的一個項目時，引用那次會議的日期和備忘錄編碼是有益的；3、另一種有用的方法是將參考資料作為重要的支持性文件，既可駙在相關項目后面，也可列一清單放在議程后面；

　　4、在準備會議時，提問題比平鋪直敘能激勵更多的反饋；5、議程應有一個提示，確定下次會議的日期、時間和地點。

　　——議程計劃步驟：

　　1）根據上次會議列出突出問題；2）通過預期目前發(fā)展和與會議成員聯系，提出商務中的新議題；3）選擇重要議題；

　　4）避免包括過多的“新問題”；5）將例行項目放在開始；6） 按邏輯關系排列關鍵項目；7）根據可用時間和與會者情況安排項目；

　　8）用數字排列項目；9）交叉參考上次會議的議題；10）要求明確提出下次會議的細節(jié)，在議程結尾列出“下次會議日程”；11）指定需要的附加文件或將它們包括在議程中；12）與主席討論通過議程；13）將議程草案交付打印，也可能由你自己打??；14）校對打印搞；

　　15）駙帶上次會議的備忘錄，將文件和有關文章發(fā)送所有應出席會議人員。

　　八、制作備忘錄：

　　——會議之前：

　　1、尋找如何做此事的習摜或指導；與主席核實一下是否有專用格式。

　　——會議期間：

　　1、記錄資料、時間和會議地點；2、記錄出席會議人員，收到誰的“缺席致歉”；3、識別討論題目；有條件的話，使用議程為指導；

　　4、按照會議首先處理例行項目的慣例——宣讀上次會議的備忘錄并簽字，備忘錄提出的問題和達成的協議；

　　5、計劃基于簡要題目的記錄，這類標題可摘自主題，或討論、決策和擬定行動的摘要，包括時間和參與者；6、編排每項記錄的參考號；7、跟隨會議進程；8、及時澄清重點的和含糊不清的觀點；9、以摘記形式書寫，避免逐字地記錄，除非要求如此；10、使用簡短的句子和段落。

　　——會議之后：

　　1、會后立刻清楚地起草備忘錄；2、與其他人核對——可能是與主席；3、在會議兩天內采用清晰的格式打?。?/p>

　　4、仔細校對打印稿；5、將備忘錄發(fā)送給出席和原應出席會議的人員，以及任何需要知道情況的人；必要時發(fā)送修正稿；

　　6、仔細將備忘錄存檔——組織內可能有備忘錄存檔規(guī)定，你應當了解和執(zhí)行；7、核查對行動的監(jiān)督和后續(xù)行動。

　　——避免做的事：

　　1、試圖主持會議和記時，指定別人記時；2、討論速度過快，使你不能準確記錄；3、在你對發(fā)言的轉譯中夾雜自己個人的偏見或觀點；4、備忘錄中插入太多人名；5、包括未解釋的縮寫和術語，潛在閱讀者對此不熟悉；6、拖延起草備忘錄——忘記發(fā)生了什么；7、過分受成員地位影響；僅因為是你的上司，不意味著你必須記錄他們說的每一個字；8、忘記確認下次會議的日期、時間和地點。

　　九、視聽會議的優(yōu)、缺點：——優(yōu)點：1、成本——租演播室召開一小時的電視會議、比從各地召集人們到一起開會要節(jié)省10倍甚至12倍。2、即時——在較短時間內通知開會；

　　——缺點：1、氣氛——失去大部分感覺別人身體語言等信息的能力；2、交往——沒有在會前和會后交談或更多談判的機會；3、連續(xù)性——實踐中，會議很呆板，因為每人不得不等候攝像機對準他們輪流發(fā)言。

　　十、如何召開成功的電話會議：

　　——對主席的提示：

　　1、提前把議程傳真給每個人，詳細說明討論主題和與會者情況；2、同時提前用傳真發(fā)送文件和需要參考的資料；保存每人的傳真號碼，以便于在會議期間發(fā)送必要的補充資料。3、每人上線后馬上點名；4、對與會者講話總是報出姓名，以保證相應的人能聽到你的評論；5、不時進行小結，保證使每人跟上進程；6、注意哪些人尚未發(fā)言，吸引他們參與會談。

　　——對參與者的提示；

　　1、不要和別人同時講話；發(fā)言前稍等片刻，以確認別人真正講完了；2、當你提出問題時，明確提問對象；3、 總是應答別人的提問，即使你沒有現成答案；4、不要在同一個房間舉行附帶會議而未告訴主席，也不要使用你的電話的弱音和密碼鍵。