自考《公文寫作與處理》筆記(17)
第十二章
案例分析
不需要立卷歸檔的文件材料的范圍
明確公文立卷的范圍
文書立卷的范圍,是指確定機(jī)關(guān)工作活動中形成并處理完畢的文件材料哪些應(yīng)該立卷,哪些不應(yīng)該立卷。明確了公文立卷的范圍,就能保證在公文立卷工作中將那些具有一定查考利用價值的文件材料,齊全完整地保存下來,便于以后的查找利用。
確定公文立卷的范圍,應(yīng)從本機(jī)關(guān)形成檔案的實際情況出發(fā),實事求是地研究解決歸檔文件材料的質(zhì)量問題,并減少檔案中龐雜臃腫的現(xiàn)象,科學(xué)地進(jìn)行檔案鑒定工作,使保存的檔案既精練又完整,以維護(hù)黨和國家歷史的真實面貌,便于本機(jī)關(guān)和國家各項工作的利用。
1.應(yīng)該立卷的文件材料的范圍。
凡是本機(jī)關(guān)工作活動中所形成的已經(jīng)辦理完畢的,具有一定查考利用價值的文件材料,都必須進(jìn)行立卷歸檔,都屬于公文立卷與歸檔的范圍之內(nèi)。
掌握公文立卷的范圍要抓住反映本機(jī)關(guān)工作活動和具有查考利用價值這兩個主要條件。應(yīng)該立卷歸檔的文件材料的范圍,可以歸納為四個方面:上級機(jī)關(guān)的文件材料;本機(jī)關(guān)的文件材料;同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料;下級機(jī)關(guān)的文件材料。
2.不需要立卷歸檔的文件材料的范圍。
?。?)重份文件。所謂重份文件,是指同一個文件有幾份或者許多份,包括一式多份的收來文件,以及本機(jī)關(guān)復(fù)印的文件材料等。在立卷歸檔時,只須由主辦單位或業(yè)務(wù)主管部門保存一份文件就行了。必要時,如有些機(jī)關(guān)搞兩套制,或特別重要的文件,也可以保留兩份或三份,而其他多余的份數(shù),就應(yīng)該撿出來,另行處理。同一個文件的草稿、定稿和存本,不作為重份文件處理。
(2)未成文的草稿和一般性文件的歷次修改稿。文件的承辦人在構(gòu)思撰稿過程中起草的未成文的,未經(jīng)審批的一些提綱、素材、廢稿等不需要立卷歸檔。
?。?)一些事務(wù)性的、臨時性的沒有查考價值的文件材料。
(4)與本機(jī)關(guān)或本部門主管業(yè)務(wù)無關(guān)的文件及非隸屬的機(jī)關(guān)送來的參考性文件。
?。?)內(nèi)容已被包括了的文件。
?。?)信封。除非有特殊意義的作者,才有必要保存來文的信封,如黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人的親筆信、個別知名人物的來函等,一般機(jī)關(guān)來往發(fā)文的信封,均無必要保存。
?。?)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)形成的文件材料,以及上級機(jī)關(guān)任免、獎懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料等,均無需進(jìn)行立卷。
3.公文立卷的分工。
公文立卷的分工,是指哪一級的文件由哪個機(jī)關(guān)或部門立卷。其作用主要是為了避免各黨政機(jī)關(guān)或部門之間在立卷時發(fā)生不必要的重復(fù)或遺漏。
一般說來,那些應(yīng)該立卷歸檔的文件材料,應(yīng)以本機(jī)關(guān)、本部門為主。原則上以什么名義發(fā)的文件就放在哪里立卷,是哪個部門承辦或主辦的文件,就放在哪里立卷。
本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人兼任兩個以上機(jī)關(guān)的職務(wù)時所形成的文件,應(yīng)按其不同身份和業(yè)務(wù)內(nèi)容分別在有關(guān)機(jī)關(guān)立卷歸檔;本機(jī)關(guān)各職能部門互發(fā)的文件,由形成文件的部門立卷;同級機(jī)關(guān)之間互發(fā)的文件,凡經(jīng)本機(jī)關(guān)制發(fā)、辦理的,應(yīng)由本機(jī)關(guān)立卷歸檔,有關(guān)政策性規(guī)定,雖未經(jīng)本機(jī)關(guān)承辦,如本機(jī)關(guān)需要日后查找利用,也可存留一份;本機(jī)關(guān)臨時機(jī)構(gòu)形成的文件,由臨時機(jī)構(gòu)立卷,臨時機(jī)構(gòu)撤銷時,應(yīng)將全部檔案移交機(jī)關(guān)檔案室,或經(jīng)協(xié)商直接移交檔案館保存。
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