自學考試“檢索”復習資料（六）

　　第六章檔案著錄

　　單選：

　　1、檔案著錄是指在編制目錄時，對檔案的內(nèi)容和形式特征進行分析，選擇和記錄的過程。

　　2、檔案著錄的結(jié)果是檔案條目。

　　3、檔案著錄工作的作用，其中最主要的是檢索作用。

　　4、從計算機檢索來看，檔案查找是通過對數(shù)據(jù)庫的搜索實現(xiàn)的。

　　5、著錄和標引工作的質(zhì)量對于檔案的檢索效率具有重大影響。

　　6、1985年我國制訂并頒布了國家標準<<檔案著錄規(guī)則>>.

　　7、國家檔案局于1999年以行業(yè)標準發(fā)布新版的<<檔案著錄規(guī)則>>.

　　8、<<檔案著錄規(guī)則>>第一版是依據(jù)國家標準<<文獻著錄總則>>的原則，結(jié)合我國檔案的特點和檔案工作的實際情況制訂的。

　　9、<<檔案著錄國際通用標準>>是由國際檔案理事會與聯(lián)合國教科文組織協(xié)議成立的國際檔案理事會著錄標準特別委員會制訂的。

　　10、文件編號項\時間項\載體形態(tài)項\排檢與編號項中的數(shù)字一律用阿拉伯數(shù)字。

　　11、并列題名是以第二種語言文字書寫的與正題名對照并列的題名，并列題名前加“二”。例：天津=tianjin

　　12、責任者只有一個時照原文著錄，其前加“/”號。

　　13、密級是指文件的機密程度，密級依GB7156-87<<文獻保密等代碼>>劃分為6個級別。P107

　　14、決議、決定、命令、規(guī)程、規(guī)范、條例等法規(guī)性文件，著錄時間通過或發(fā)布時間。工程施工圖\產(chǎn)品加工圖\著錄時間：設(shè)計時間、竣工圖、著錄時間、繪制時間

　　15、提要在附注之后另起一段空兩格著錄，一般不超過200字。

　　多選：

　　1、內(nèi)容特征，是指對檔案主題的揭示，表示為檔案的分類號\主題詞\摘要等記錄項。

　　2、檔案著錄工作的作用用：A凳記B介紹、報道C交流D檢索。

　　3、檔案檢索的第一階段是存儲，即將表達檔案特征和具有檢索意義的標識加以記錄并組織起來形成手工檢索工具或計算機數(shù)據(jù)庫。

　　4、<<檔案著錄規(guī)則>>在我國具有較強的通用性，適用于各類檔案的著錄，機關(guān)檔案室和檔案館的著錄文書檔案、科技檔案以及其他專門檔案時均可按照這個標準著錄。

　　5、正題名，第一責任者，時間\分類號、檔號、電子文檔號、縮微號、主題詞或關(guān)鍵詞為主要著錄項目，其余為選擇著錄項目。

　　6、<<檔案著錄規(guī)則>>規(guī)定，一般使用段落符號式的條目格式，實際工作需要時也可以使用表格式條目格式。

　　7、單份或一組文件著錄時主要依據(jù)文頭、文尾，一個或一組案卷著錄時主要依據(jù)卷封面\卷內(nèi)文件目錄、備考表等。

　　8、題名包括：A正題名B并列題名C副題名及說明題名文字。

　　排檢與編號項是目錄排檢和檔案館（室）業(yè)務(wù)注記項，該項包括分類號，檔案館代號，檔號、電子文檔號，縮微號、主題詞或關(guān)鍵詞六個項。

　　簡述、論述

　　一、簡述檔案著錄工作的基本要求？

　　答：（1）準確性，即著錄結(jié)果全面\客觀\準確地揭示檔案的內(nèi)容特征和形式特征。力求使應(yīng)該著錄的項目無*漏，無差錯，避免將錯誤的信息存入檢索系統(tǒng)。

　?。?）規(guī)范化，即推行標準化著錄，按照統(tǒng)一規(guī)定的著錄項目，著錄格式，標識符號，著錄項目細則進行著錄。

　　二、說明<<檔案著錄規(guī)則>>規(guī)定的基本著錄項目有哪些？

　　答：（1）題名與責任說明項。包括正題名\責任者等。六個小項。

　?。?）稿本與文種項，包括稿本\文種兩個小項。

　?。?）密級與保管期限項。包括密級保管期限兩個小項。

　?。?）時間項。

　?。?）載體形態(tài)項，包括載體類型，數(shù)量及單位\規(guī)格三個小項。

　?。?）附注與提要項。包括附注和提要兩個小項。

　?。?）排檢與編號項。包括分類號檔案館代號\檔號\電子文檔號\縮微號主題詞或關(guān)鍵詞六個小項。

　　三、試述如何選擇檔案著錄的級別？

　　答：（1）按照<<檔案著錄規(guī)則>>的規(guī)定，檔案著錄的對象可以是單份文件，一組文件、一個案卷或一組案卷，從而使著錄級別分為文件級\文件組合級和案卷組合級。

　?。?）一般說來，著錄級別比較低時，檢索深度較好，但著錄工作量，速度較慢；反之，著錄級別比較高時，速度可以加快，但檢索深度不夠理想。

　?。?）文件級著錄以單份文件為對象，即一文一卡。這種著錄能全面地反映每一份文件的特征。專指性強?？蛇_到較高的檢索深度，但著錄工作量大。

　　（5）案卷級著錄以卷為對象，即一卷一卡。這種著錄具有一定的概括性，但難以滿足對于檢索深度有較高要求的檢索要求。

　?。?）文件組合級著錄，可達到既不影響檢索深度，又相對減少著錄工作量提高著錄速度的效果。

　?。?）在選擇著錄級別時，首要的問題是要保證適當?shù)臋z索深度，在此基礎(chǔ)上力求減少不必要的重復勞動。一般說來，機關(guān)檔案室\綜合性檔案館的著錄應(yīng)以文件級著錄為主，輔之以案卷級\文件組合級和案卷組合及的著錄。

　　四、著錄與立卷歸檔同步完成的流程及其好處？

　　答：（1）、①各機關(guān)在形成文件時，由撰稿人對文件進行主題標引，以揭示文件主題。

　?、趯π枰獙徍说母寮?，核稿人應(yīng)同時對標引主題詞給以審核。

　?、蹖⒅黝}詞印制在文件上。

　?、軐C關(guān)收發(fā)文登記與著錄合為一體。

　?、萘⒕頃r檢查文件處理階段著錄的內(nèi)容是否正確，對未著錄的文件進行著錄，將著錄結(jié)果與案卷一并歸檔。

　　（2）實行檔案著錄與歸檔同步完成的好處是：第一，可及時保證檔案著錄工作的完成。第二。有助于保證檔案著錄的質(zhì)量。第三；在機關(guān)完成檔案的著錄工作，可使本機關(guān)及時利用其著錄成果編制檢索工具，改善機關(guān)檔案檢索系統(tǒng)并為機關(guān)檔案檢索的自動化奠定基礎(chǔ)。