自考《公文寫(xiě)作與處理》筆記（5）

　　第三章

　　學(xué)習(xí)建議

　　公文寫(xiě)作不同于一般文書(shū)的寫(xiě)作，有其嚴(yán)格的規(guī)范和體式。

　　本章全面介紹了公文體式的含義及文體特征；公文結(jié)構(gòu)各要素的含義及其在文面上的格式安排，公文的外觀形式及裝訂要求；公文在寫(xiě)作過(guò)程中所形成的文稿與文本的含義及其作用。

　　通過(guò)本章的學(xué)習(xí)，學(xué)員應(yīng)識(shí)記：

　　1、公文體式的含義；

　　2、公文的文體、表達(dá)方式、語(yǔ)言的運(yùn)用；

　　3、公文的構(gòu)成要素、數(shù)據(jù)項(xiàng)目分類、指定項(xiàng)目與選擇項(xiàng)目；

　　4、公文的格式安排、文面劃分、及其用法；

　　5、公文的排版與裝訂；

　　6、公文的稿本、文稿、文本的含義及其分類。

　　領(lǐng)會(huì)：

　　1、公文體式規(guī)范的意義及黨和國(guó)家對(duì)公文體式一系列規(guī)定和改革措施；

　　2、敘述、說(shuō)明、議論三種表達(dá)方式和語(yǔ)言；

　　3、公文的構(gòu)成要素與公文寫(xiě)作的關(guān)系；

　　4、公文文面格式劃分的作用和保持公文格式完整性的意義；

　　5、公文講求排版形式與裝訂規(guī)范的必要性；

　　6、各種公文文稿與公文文本的關(guān)系及其各自用途。

　　應(yīng)用：

　　1、分析公文的語(yǔ)言運(yùn)用與公文效用的關(guān)系；

　　2、以一份格式不全或有錯(cuò)的公文為例，指出其錯(cuò)處之所在并提出修改辦法。

　　本章是重點(diǎn)章節(jié)，出現(xiàn)選擇題、問(wèn)答題和案例題的可能性較大。在復(fù)習(xí)時(shí)重點(diǎn)掌握公文的構(gòu)成要素和書(shū)面格式。此外，對(duì)公文的體式、文體特征、排版形式、裝訂要求及公文的文稿、文本，也要予以重視。

　　案例分析

　　1.舉例說(shuō)明公文標(biāo)題的寫(xiě)法

　　公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、公文主題（事由）和文種組成，是對(duì)公文主要內(nèi)容準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要的概括和提示。例如：《國(guó)務(wù)院關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)證券市場(chǎng)宏觀管理的通知》，其中“國(guó)務(wù)院”是發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，“進(jìn)一步加強(qiáng)證券市場(chǎng)宏觀管理”是公文主題，即事由，“通知”是文種。這樣的公文標(biāo)題起提示作用，使人一看就明白它是什么機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的，說(shuō)的是什么問(wèn)題，什么種類的公文，即便于閱讀處理，也便于歸檔和查找利用。

　　公文標(biāo)題一般都要求寫(xiě)完全，有些情況下也可以省略：

　　（1）省略發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。這又可以分為兩種情況：一種是一些法規(guī)類公文，如《企業(yè)財(cái)務(wù)通則》，其中 “企業(yè)財(cái)務(wù)”是事由， “通則”是文種。但這些法規(guī)類公文在正式公布時(shí)，仍要使用完整的公文標(biāo)題，如，《國(guó)家新聞出版署、國(guó)家語(yǔ)言文字工作委員會(huì)關(guān)于發(fā)布＜出版物漢字使用規(guī)定＞的通知》。另一種是機(jī)關(guān)內(nèi)部使用的公文，在落款處已明確寫(xiě)上發(fā)文機(jī)關(guān)的，在標(biāo)題中可省去發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。

　?。?）省略事由。有些文件內(nèi)容單一，如“令”、“公告”等，正文部分文字較少，使人一目了然。在這種情況下，標(biāo)題中的“事由”部分可以省略，以求莊重簡(jiǎn)練。例如：

　　中華人民共和國(guó)財(cái)政部令

　　第4號(hào)

　　《企業(yè)財(cái)務(wù)通則》已于1992年11月16日經(jīng)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)，現(xiàn)予發(fā)布，自1993年7月1日起施行。

　　部長(zhǎng) 劉仲黎

　　1992年12月30日

　　以上這份命令的標(biāo)題如果寫(xiě)成《中華人民共和國(guó)財(cái)政部關(guān)于發(fā)布＜企業(yè)財(cái)務(wù)通則＞的命令》，與正文字?jǐn)?shù)相比，就顯得繁復(fù)冗長(zhǎng)了。

　?。?）機(jī)關(guān)名稱和事由同時(shí)省略。這類情況多見(jiàn)于公布性公文，如機(jī)關(guān)內(nèi)部的通知、通告、啟事，法院的布告等，僅僅以文種作為標(biāo)題。目的是為了張貼時(shí)醒目，有利于擴(kuò)大傳播范圍。

　　但是有的省略是不應(yīng)該的。例如一些機(jī)關(guān)的發(fā)文時(shí)，以為使用了正式文件版頭，機(jī)關(guān)名稱已在文件版頭中印出，就在標(biāo)題中將發(fā)文機(jī)關(guān)省略了。這種省略會(huì)給引用公文帶來(lái)困難，也不便于文件的登記和管理。

　　因此，公文標(biāo)題的部分省略是有條件限制的，而且在任何情況下，文種都不能省略。此外，一些轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)類的公文標(biāo)題也要注意準(zhǔn)確、概括和簡(jiǎn)要，避免出現(xiàn)《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)＜關(guān)于××××通知＞的通知的通知》等累贅寫(xiě)法。

　　2.舉例說(shuō)明如何確定成文日期

　　成文日期是指文件形成的時(shí)間。它是文件生效及日后查考的重要依據(jù)之一。成文日期年、月、日要寫(xiě)齊全，不得有任何省略。如不得將2001年7月1日寫(xiě)成“01年7月1日”。因?yàn)槌晌娜掌谥苯雨P(guān)系到公文的時(shí)效和日后對(duì)文件檔案的查考問(wèn)題。公文的成文日期標(biāo)注在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下方的，不論其文字多少，都要注意兩者的距離相稱。

　　不同種類的公文其成文日期的確定有不同的標(biāo)準(zhǔn)：

　　1.一般情況下，公文的成文日期以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。即機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在定稿上的簽發(fā)日期。

　　2.經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的公文，以會(huì)議通過(guò)的日期為準(zhǔn)，并加括號(hào)寫(xiě)在公文標(biāo)題的正下方。如在《第七屆全國(guó)人民代表大會(huì)第一次會(huì)議關(guān)于設(shè)立海南省的決定》標(biāo)題下注明“（1988年4月13日通過(guò)）”字樣。

　　3.法規(guī)、規(guī)章類文件以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)。法規(guī)、規(guī)章性文件的發(fā)布日期與實(shí)施日期不一致時(shí)，應(yīng)同時(shí)注明施行日期。如《中華人民共和國(guó)國(guó)家貨幣出入境管理辦法》是國(guó)務(wù)院于1993年1月20日發(fā)布的，自1993年3月1日起施行。有的法規(guī)、規(guī)章性公文，如果是經(jīng)過(guò)修訂的，要分別標(biāo)明發(fā)布時(shí)間、修訂時(shí)間和施行時(shí)間。如《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》注明：“（1987年2月18日發(fā)布，1993年11月21日修訂）”，還在《辦法》最后一條說(shuō)明“（本辦法自1994年1月1日起施行）”。

　　4.聯(lián)合行文，以最后一個(gè)簽發(fā)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。

　　5.一般的日常事務(wù)性公文，如涉及具體事項(xiàng)的通知、通告、簡(jiǎn)報(bào)、函等的成文日期以印發(fā)日期為準(zhǔn)。

　　同步練習(xí)

　　一、單項(xiàng)選擇題（本大題共30小題，每小題1分，共30分）在每小題列出的四個(gè)選項(xiàng)中只有一個(gè)選項(xiàng)是符合題目要求的，請(qǐng)將正確選項(xiàng)前的字母填在題后的括號(hào)內(nèi)。

　　1.行文方式是指____的方式。

　　A.公文管理   B.公文傳遞運(yùn)行   C.公文撰制處理   D.公文直接送達(dá)

　　2.判定文件主送機(jī)關(guān)的依據(jù)是____.

　　A.機(jī)關(guān)級(jí)別層次的高低

　　B.是否對(duì)文件承擔(dān)主辦或答復(fù)的責(zé)任

　　C.對(duì)文件所負(fù)主辦或答復(fù)責(zé)任的大小

　　D.與發(fā)文機(jī)關(guān)之間的關(guān)系

　　3.簽發(fā)，是____.

　　A.機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在發(fā)文稿上簽名

　　B.機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在文件正本上簽名

　　C.文件承辦人在文件處理單上簽名

　　D.機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)來(lái)文辦理進(jìn)行批示

　　4.文件處理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)是____工作。

　　A. 擬辦  B.批辦  C.承辦  D.注辦

　　5.對(duì)發(fā)文進(jìn)行終審的工作，是_____.

　　A.核稿  B.簽發(fā)  C.承辦  D.批辦

　　6.注辦，指____.

　　A.對(duì)來(lái)文進(jìn)行分送

　　B.對(duì)來(lái)文辦理提出初步方案或建議

　　C.對(duì)來(lái)文閱讀、執(zhí)行與辦復(fù)

　　D.對(duì)來(lái)文辦畢簽注承辦經(jīng)過(guò)和結(jié)果

　　7.____文件，不用簽發(fā)形式生效。

　　A.指導(dǎo)類  B.會(huì)議類  C.報(bào)請(qǐng)類  D.知照類

　　8.印章應(yīng)保管在文書(shū)工作機(jī)構(gòu)的_____手中。

　　A.正職領(lǐng)導(dǎo)  B.專人  C.副職領(lǐng)導(dǎo)  D.秘書(shū)

　　9.蓋印章時(shí)，應(yīng)做到_____.

　　A.上壓正文，下不壓成文日期

　　B.既壓正文，又壓成文日期

　　C.上不壓正文，下要騎年蓋月

　　D.上不壓正文，下不壓成文日期

　　10.核發(fā)，指_____.

　　A.在定稿上注明辦理情況

　　B.對(duì)定稿進(jìn)行復(fù)核并批注繕印要求

　　C.在定稿上批注發(fā)文要求

　　D.在定稿上落款處簽署

　　11.應(yīng)標(biāo)識(shí)簽發(fā)負(fù)責(zé)人姓名的文件一般是

　　A.重要的請(qǐng)示  B.重要的通報(bào)  C.重要的會(huì)議文件  D.重要的通知

　　12.按名稱特征組卷，其名稱指

　　A.案卷標(biāo)題  B.文件的文種  C.文件的作者  D.文件的問(wèn)題

　　13.卷內(nèi)文件的排列的主要依據(jù)是

　　A.文件形成日期  B. 文件的作者  C.文件的文種  D. 文件之間的聯(lián)系

　　14.卷內(nèi)備考表用以注明

　　A.目錄內(nèi)案卷立卷狀況  B.卷內(nèi)文件及其立卷的狀況  C.目錄內(nèi)案卷總數(shù)量  D.目錄內(nèi)案卷保管狀況

　　15.附件說(shuō)明是針對(duì)附屬正件之后的有關(guān)文件的

　　A.內(nèi)容所作的提要性說(shuō)明  B.重要性所作的說(shuō)明  C.名稱及件數(shù)作的說(shuō)明  D.圖表所作的說(shuō)明

　　16.指令性的公文是指

　　A.命令和決定  B.函  C.公告  D.通告

　　17.向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)時(shí)使用

　　A.公告  B.通告  C.通報(bào)  D.決定

　　18.向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢問(wèn)時(shí)用

　　A.報(bào)告  B.決定  C.總結(jié)  D.請(qǐng)示

　　19.不相隸屬機(jī)關(guān)之間請(qǐng)求批準(zhǔn)，用

　　A.請(qǐng)示  B.報(bào)告  C.函   D.批復(fù)

　　20.受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)這樣處理

　　A.寫(xiě)明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)

　　B.主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)

　　C.報(bào)送兩個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)

　　D.主送并抄送兩個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)

　　21.講話類文書(shū)不包括

　　A.講話稿  B.開(kāi)幕詞、閉幕詞  C.歡迎詞、歡送詞、答謝詞  D.會(huì)議報(bào)告

　　22.記錄類文書(shū)不包括

　　A.會(huì)議記錄   B.大事記和接待記錄 C.電話記錄  D.工作簡(jiǎn)報(bào)

　　23.提案屬于_____類文書(shū)

　　A.建議  B.簡(jiǎn)報(bào)  C.講話  D.會(huì)議

　　24.歸檔制度包括

　　A.歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔方式  B.歸檔時(shí)間、歸檔要