自考“中外秘書(shū)比較”串講筆記十四

　　第十五章

　　中外墓室收集處理管理信息的異同

　　收集相同管理信息，是中外秘書(shū)的共同任務(wù)。我國(guó)與外國(guó)秘書(shū)特別是西方秘書(shū)特別是西方秘書(shū)處理信息的相同相近之處具體體現(xiàn)在以下方面：

　?、倮碚撘罁?jù)的相同之處。中國(guó)和西方秘書(shū)信息工作，都是依據(jù)現(xiàn)代信息論、系統(tǒng)論、控制論等現(xiàn)代科學(xué)原理。各國(guó)秘書(shū)工作中，都十分重視信息的客觀真實(shí)性、時(shí)效性、目的性、可傳遞性、共享性等特征；注重各類(lèi)管理信息的政策性、機(jī)密性、系統(tǒng)性、動(dòng)態(tài)發(fā)展性等，以便科學(xué)合理地為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)。

　?、诨拘再|(zhì)的相近之處。因此，秘書(shū)信息工作一是具有服務(wù)性。二是從屬性。三是廣泛性。四是綜合性。五是時(shí)效性。

　?、刍经h(huán)節(jié)的相近之處。中外秘書(shū)信息工作都有信息的收集整理、傳遞、反饋、存儲(chǔ)和提供利用等基本環(huán)節(jié)。

　　④基本方法的相近之處。一是反映在信息工作各環(huán)節(jié)的操作方法有相近之處。二是反映在獲取信息的方法上。中外秘書(shū)都注重借助各種信息網(wǎng)絡(luò)獲取信息。三是反映在信息綜合分析的方法上。中外秘書(shū)在信息綜合分析中，都注重分類(lèi)分析和綜合歸納，注重運(yùn)用系統(tǒng)分析法、邏輯分析法、動(dòng)態(tài)分析法、縱向比較分析法、橫向比較分析法、計(jì)劃完成程度分析、靜態(tài)平均數(shù)分析、數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)方法、平均發(fā)展速度規(guī)則法、指數(shù)平滑法、季節(jié)預(yù)測(cè)法、專(zhuān)家意見(jiàn)法等分析研究方法。四是反映在信息處理的基本手段上。中外秘書(shū)信息工作中，都注重了運(yùn)用以電子計(jì)算機(jī)為中心的現(xiàn)代信息系統(tǒng)。

　　蹲點(diǎn)調(diào)查是頗有中國(guó)特色的一種調(diào)查方式。這種調(diào)查不僅有利于深入具體地了解到可靠的一手材料，而且有利于密切干部與群眾的關(guān)系培養(yǎng)調(diào)查者的吃苦耐勞精神。

　　西方國(guó)家秘書(shū)在運(yùn)用調(diào)查手段獲取信息時(shí)，往往側(cè)重于運(yùn)用民意測(cè)驗(yàn)即問(wèn)卷調(diào)查方式。調(diào)查者根據(jù)調(diào)查目的和要求設(shè)計(jì)調(diào)查問(wèn)卷或調(diào)查表，發(fā)給被調(diào)查者填寫(xiě)，然后根據(jù)收回的調(diào)查問(wèn)卷或調(diào)查表，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析。

　　中外秘書(shū)協(xié)調(diào)的地位相近。中外秘書(shū)都是其領(lǐng)導(dǎo)者身邊的綜合輔助者，秘書(shū)協(xié)調(diào)都處于輔助地位。無(wú)論處理哪一方面的協(xié)調(diào)事務(wù)，秘書(shū)都不能自作主張地采用發(fā)號(hào)施令的方式，秘書(shū)沒(méi)有法定的指揮權(quán)力。因此，秘書(shū)協(xié)調(diào)往往是在領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的范圍內(nèi)進(jìn)行，往往是向協(xié)調(diào)對(duì)象進(jìn)行信息溝通、理性說(shuō)服，以消除或緩解矛盾糾紛，恢復(fù)協(xié)調(diào)狀態(tài)。中外秘書(shū)協(xié)調(diào)都帶有非權(quán)力支配性特征。中外秘書(shū)工作的職能范圍相當(dāng)廣泛，既有自身的業(yè)務(wù)工作，又有領(lǐng)導(dǎo)人交辦的事項(xiàng)；既有組織內(nèi)部的辦公、辦會(huì)、辦事等活動(dòng)，又要與組織外部各相關(guān)方面聯(lián)系與溝通，一旦遇到失調(diào)現(xiàn)象，都要根據(jù)組織利益目標(biāo)和領(lǐng)導(dǎo)意圖進(jìn)行協(xié)調(diào)。秘書(shū)的具體工作職責(zé)中大多沒(méi)有具體規(guī)定其協(xié)調(diào)的范圍，但若遇到有關(guān)失調(diào)現(xiàn)象，都要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要盡到自己的協(xié)調(diào)責(zé)任。中外秘書(shū)協(xié)調(diào)都具有非職責(zé)限定性。

　　中外秘書(shū)協(xié)調(diào)的地位差異之處

　　協(xié)調(diào)依據(jù)的差異之處。中外秘書(shū)協(xié)調(diào)都要以組織利益目標(biāo)和領(lǐng)導(dǎo)意圖為依據(jù)。而我國(guó)秘書(shū)協(xié)調(diào)過(guò)程中，還要充分地把握政策法規(guī)依據(jù)、組織原則依據(jù)、紀(jì)律規(guī)范依據(jù)等。在不超越和違背法紀(jì)規(guī)范依據(jù)的前提下，才能將原則性與靈活性結(jié)合起來(lái)，因此，我國(guó)秘書(shū)協(xié)調(diào)對(duì)重大問(wèn)題的協(xié)調(diào)，強(qiáng)調(diào)在領(lǐng)導(dǎo)者授權(quán)后并在領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下進(jìn)行，強(qiáng)調(diào)協(xié)調(diào)者必須提高政策法規(guī)水平，強(qiáng)調(diào)秘書(shū)協(xié)調(diào)中工作行為的規(guī)范性。

　　西方國(guó)家社會(huì)管理中也注重依法管理，但政府對(duì)經(jīng)濟(jì)和管理事務(wù)僅在宏觀調(diào)控方面比較注重，在微觀方面干預(yù)比較少的情況下，秘書(shū)協(xié)調(diào)更具靈活性。美國(guó)和西歐的秘書(shū)人員，在領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)，可以相機(jī)處理比較重要的事務(wù)，可以協(xié)調(diào)一些比較重要的矛盾和問(wèn)題。秘書(shū)在領(lǐng)導(dǎo)不在場(chǎng)的情況下，秘書(shū)按領(lǐng)導(dǎo)一貫的工作方式和思路代表領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行協(xié)調(diào)，被認(rèn)為是秘書(shū)展現(xiàn)才干、取得領(lǐng)導(dǎo)者賞識(shí)的極好機(jī)會(huì)。日本在這方面則控制較為嚴(yán)格，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人認(rèn)可秘書(shū)不得擅自處理和協(xié)調(diào)問(wèn)題。

　　西方國(guó)家秘書(shū)協(xié)調(diào)，更側(cè)重于使用電話、接待來(lái)訪者以及處理人際關(guān)系方面的協(xié)調(diào)。

　　中外秘書(shū)協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)安排一般要遵循以下原則：一是必須圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作中心，突出重點(diǎn)。領(lǐng)導(dǎo)人的工作在不同時(shí)期、不同階段，有不同的工作中心和重點(diǎn)。二是必須建立有關(guān)制度，做到領(lǐng)導(dǎo)日程安排規(guī)范化。也就是要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)人的分工范圍，明確規(guī)定哪一類(lèi)公務(wù)活動(dòng)應(yīng)該由哪些領(lǐng)導(dǎo)人參加，哪些公務(wù)活動(dòng)不安排領(lǐng)導(dǎo)人參加，避免出現(xiàn)隨意性。三是必須注重實(shí)施。要避免和克服形式主義，避免一般性活動(dòng)過(guò)多面分散領(lǐng)導(dǎo)精力，干擾領(lǐng)導(dǎo)人的主要工作。四是必須征求領(lǐng)導(dǎo)人的意見(jiàn)，并由領(lǐng)導(dǎo)人最后審定，決不能由秘書(shū)及秘書(shū)部門(mén)包辦代替。

　　在我國(guó)，領(lǐng)導(dǎo)人活動(dòng)安排中，特別強(qiáng)調(diào)整個(gè)領(lǐng)導(dǎo)成員活動(dòng)安排的協(xié)調(diào)有序性。要保持領(lǐng)導(dǎo)成員之間的溝通不能中斷；要保持機(jī)關(guān)日常事務(wù)有領(lǐng)導(dǎo)成員主持；要盡可能保持領(lǐng)導(dǎo)成員的辦公會(huì)議全額到會(huì)等等。西方國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人活動(dòng)安排，雖然也比較注重上述方面，便更強(qiáng)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)人活動(dòng)的靈活性。如日本公司的總經(jīng)理要外出參加社會(huì)公共活動(dòng)，公司的會(huì)議就必須延期，這樣一來(lái)，有關(guān)部門(mén)或出席會(huì)議的其他負(fù)責(zé)人的活動(dòng)安排也必須作相應(yīng)的更改。

　　中外授權(quán)方式的相近之處。中外秘書(shū)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)，一般都要經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)人授權(quán)。其相近之處：一是確定性授權(quán)，即領(lǐng)導(dǎo)人將任務(wù)的內(nèi)容、處理的目的、要求、步驟和辦法都在授權(quán)時(shí)明確地向秘書(shū)指出，秘書(shū)只要按照領(lǐng)導(dǎo)人的明確指示去辦理，就能完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)。如果秘書(shū)在完成任務(wù)的過(guò)程中需要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指示進(jìn)行調(diào)整和改變，必須向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，在得到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可后才能調(diào)整，不能擅自做主。二是彈性授權(quán)，即領(lǐng)導(dǎo)人指出授權(quán)范圍、處理原則；而具體的處理程序和處理辦法，由秘書(shū)人員自行處理。這是對(duì)有一定工作能力和經(jīng)驗(yàn)的秘書(shū)采用的授權(quán)方式，秘書(shū)必須具有一定靈活便通能力并能準(zhǔn)確把握處理問(wèn)題的原則。三是不確定授權(quán)，即領(lǐng)導(dǎo)人只指出要解決的問(wèn)題，讓秘書(shū)全權(quán)去處理。在處理問(wèn)題的原則，使用權(quán)力的大小、處理程序和具體辦法上，領(lǐng)導(dǎo)人都不作規(guī)定，由秘書(shū)人員自行做主，領(lǐng)導(dǎo)人只要求問(wèn)題得到圓滿的解決。這種授權(quán)方式是領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)其秘書(shū)工作能力、忠誠(chéng)程度高度信任的體現(xiàn)。秘書(shū)在處理這類(lèi)事務(wù)時(shí)更要全身心地投入、高度認(rèn)真負(fù)責(zé)、周密仔細(xì)地去圓滿地完成工作任務(wù)，決不能辜負(fù)領(lǐng)導(dǎo)人的信任和希望。

　　無(wú)論是確定性授權(quán)，還是彈性授權(quán)和不確定性授權(quán)，都是針對(duì)具體工作任務(wù)而委授的一次性代行權(quán)力。特定的交辦任務(wù)完成之后，這種委授的權(quán)力就自行消失，若再次遇到同類(lèi)問(wèn)題，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人授權(quán)，秘書(shū)不得自行處理。這是對(duì)秘書(shū)的臨時(shí)授予代行領(lǐng)導(dǎo)權(quán)與職能分工的權(quán)力分配的根本區(qū)別。

　　中外對(duì)秘書(shū)勞動(dòng)成果認(rèn)定和激勵(lì)的異同

　　相同相近之處①影響秘書(shū)勞動(dòng)成果的要素相近。秘書(shū)勞動(dòng)成果的價(jià)值，要受其主觀因素的制約。秘書(shū)的個(gè)人素質(zhì)、工作作風(fēng)、技術(shù)水平、責(zé)任感和敬業(yè)精神等主觀因素對(duì)秘書(shū)勞動(dòng)成果的價(jià)值大小起著關(guān)鍵性作用。而領(lǐng)導(dǎo)的信賴(lài)程度、工作指派的合理程度、各方面合作配合程度、組織氣候和人際關(guān)系狀況等客觀環(huán)境條件，對(duì)秘書(shū)勞動(dòng)成果的影響，特別是領(lǐng)導(dǎo)人信賴(lài)程度的影響，比其他職業(yè)要大得多。由于秘書(shū)的職業(yè)特點(diǎn)，社會(huì)關(guān)系方面的軟件環(huán)境影響，要比物質(zhì)的硬件環(huán)境影響更大。

　　從職能地位來(lái)看，中外秘書(shū)處于領(lǐng)導(dǎo)工作的輔助地位。而輔助地位上有廣泛的領(lǐng)域和多級(jí)層次。若秘書(shū)個(gè)人素質(zhì)好，知識(shí)全面，能力較強(qiáng)，能取得領(lǐng)導(dǎo)的信賴(lài)，秘書(shū)作為近身輔助者，不僅能協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者處理重要的公務(wù)，獨(dú)當(dāng)一面地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)，在日常工作中為領(lǐng)導(dǎo)代勞，而且能為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，注重大決策中發(fā)揮智囊作用。

　　從職能范圍來(lái)看，秘書(shū)總體上是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)工作需要他做什么就做什么，而領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)秘書(shū)工作的指派往往根據(jù)其對(duì)秘書(shū)的信任程序和對(duì)秘書(shū)能力的評(píng)價(jià)來(lái)決定。在領(lǐng)導(dǎo)信任程度高、秘書(shū)能力強(qiáng)的情況，秘書(shū)公務(wù)輔助工作范圍可以與領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的范圍相契合；

　　從取得勞動(dòng)成果的方式來(lái)看。由于秘書(shū)工作對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作的從屬單位，和秘書(shū)部門(mén)處于決策層與執(zhí)行層的中介位置，其勞動(dòng)成果對(duì)客觀軟環(huán)境條件的依賴(lài)性要大于其職能工作。

　?、诿貢?shū)勞動(dòng)成果難以準(zhǔn)確測(cè)定的相似這處。籠統(tǒng)地說(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)的勞動(dòng)成果越大，其中蘊(yùn)含的秘書(shū)的勞動(dòng)成果也越大；領(lǐng)導(dǎo)的勞動(dòng)成果小，蘊(yùn)含在其中的秘書(shū)的有效勞動(dòng)成果也??；但是，具體在領(lǐng)導(dǎo)勞動(dòng)成果中秘書(shū)勞動(dòng)成果占多大份額，千差萬(wàn)別，是很難測(cè)定出來(lái)的。

　　③秘書(shū)獲取勞動(dòng)成果的途徑和客觀效應(yīng)的相似心之外。中外秘書(shū)獲取有效的勞動(dòng)成果有多種途徑。按工作內(nèi)容分，可從參謀建議、協(xié)助管理和事務(wù)服務(wù)三種途徑取得勞動(dòng)成果。在實(shí)踐中，秘書(shū)有很多向領(lǐng)導(dǎo)提供有價(jià)值的參謀建議的機(jī)會(huì)，而且其參謀建議比其他工作人員更有針對(duì)性、全面性和綜合性，更為及時(shí)和準(zhǔn)確。這是因?yàn)槊貢?shū)貼近領(lǐng)導(dǎo)，有共同的實(shí)踐基礎(chǔ)，了解領(lǐng)導(dǎo)的需要。秘書(shū)參謀建議的內(nèi)容廣泛，能產(chǎn)生多種效應(yīng)。