自考“中外秘書比較”串講筆記十四

　　第十五章

　　中外墓室收集處理管理信息的異同

　　收集相同管理信息，是中外秘書的共同任務(wù)。我國與外國秘書特別是西方秘書特別是西方秘書處理信息的相同相近之處具體體現(xiàn)在以下方面：

　?、倮碚撘罁?jù)的相同之處。中國和西方秘書信息工作，都是依據(jù)現(xiàn)代信息論、系統(tǒng)論、控制論等現(xiàn)代科學(xué)原理。各國秘書工作中，都十分重視信息的客觀真實性、時效性、目的性、可傳遞性、共享性等特征；注重各類管理信息的政策性、機(jī)密性、系統(tǒng)性、動態(tài)發(fā)展性等，以便科學(xué)合理地為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)。

　　②基本性質(zhì)的相近之處。因此，秘書信息工作一是具有服務(wù)性。二是從屬性。三是廣泛性。四是綜合性。五是時效性。

　?、刍经h(huán)節(jié)的相近之處。中外秘書信息工作都有信息的收集整理、傳遞、反饋、存儲和提供利用等基本環(huán)節(jié)。

　　④基本方法的相近之處。一是反映在信息工作各環(huán)節(jié)的操作方法有相近之處。二是反映在獲取信息的方法上。中外秘書都注重借助各種信息網(wǎng)絡(luò)獲取信息。三是反映在信息綜合分析的方法上。中外秘書在信息綜合分析中，都注重分類分析和綜合歸納，注重運(yùn)用系統(tǒng)分析法、邏輯分析法、動態(tài)分析法、縱向比較分析法、橫向比較分析法、計劃完成程度分析、靜態(tài)平均數(shù)分析、數(shù)據(jù)預(yù)測方法、平均發(fā)展速度規(guī)則法、指數(shù)平滑法、季節(jié)預(yù)測法、專家意見法等分析研究方法。四是反映在信息處理的基本手段上。中外秘書信息工作中，都注重了運(yùn)用以電子計算機(jī)為中心的現(xiàn)代信息系統(tǒng)。

　　蹲點調(diào)查是頗有中國特色的一種調(diào)查方式。這種調(diào)查不僅有利于深入具體地了解到可靠的一手材料，而且有利于密切干部與群眾的關(guān)系培養(yǎng)調(diào)查者的吃苦耐勞精神。

　　西方國家秘書在運(yùn)用調(diào)查手段獲取信息時，往往側(cè)重于運(yùn)用民意測驗即問卷調(diào)查方式。調(diào)查者根據(jù)調(diào)查目的和要求設(shè)計調(diào)查問卷或調(diào)查表，發(fā)給被調(diào)查者填寫，然后根據(jù)收回的調(diào)查問卷或調(diào)查表，進(jìn)行統(tǒng)計、分析。

　　中外秘書協(xié)調(diào)的地位相近。中外秘書都是其領(lǐng)導(dǎo)者身邊的綜合輔助者，秘書協(xié)調(diào)都處于輔助地位。無論處理哪一方面的協(xié)調(diào)事務(wù)，秘書都不能自作主張地采用發(fā)號施令的方式，秘書沒有法定的指揮權(quán)力。因此，秘書協(xié)調(diào)往往是在領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的范圍內(nèi)進(jìn)行，往往是向協(xié)調(diào)對象進(jìn)行信息溝通、理性說服，以消除或緩解矛盾糾紛，恢復(fù)協(xié)調(diào)狀態(tài)。中外秘書協(xié)調(diào)都帶有非權(quán)力支配性特征。中外秘書工作的職能范圍相當(dāng)廣泛，既有自身的業(yè)務(wù)工作，又有領(lǐng)導(dǎo)人交辦的事項；既有組織內(nèi)部的辦公、辦會、辦事等活動，又要與組織外部各相關(guān)方面聯(lián)系與溝通，一旦遇到失調(diào)現(xiàn)象，都要根據(jù)組織利益目標(biāo)和領(lǐng)導(dǎo)意圖進(jìn)行協(xié)調(diào)。秘書的具體工作職責(zé)中大多沒有具體規(guī)定其協(xié)調(diào)的范圍，但若遇到有關(guān)失調(diào)現(xiàn)象，都要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要盡到自己的協(xié)調(diào)責(zé)任。中外秘書協(xié)調(diào)都具有非職責(zé)限定性。

　　中外秘書協(xié)調(diào)的地位差異之處

　　協(xié)調(diào)依據(jù)的差異之處。中外秘書協(xié)調(diào)都要以組織利益目標(biāo)和領(lǐng)導(dǎo)意圖為依據(jù)。而我國秘書協(xié)調(diào)過程中，還要充分地把握政策法規(guī)依據(jù)、組織原則依據(jù)、紀(jì)律規(guī)范依據(jù)等。在不超越和違背法紀(jì)規(guī)范依據(jù)的前提下，才能將原則性與靈活性結(jié)合起來，因此，我國秘書協(xié)調(diào)對重大問題的協(xié)調(diào)，強(qiáng)調(diào)在領(lǐng)導(dǎo)者授權(quán)后并在領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下進(jìn)行，強(qiáng)調(diào)協(xié)調(diào)者必須提高政策法規(guī)水平，強(qiáng)調(diào)秘書協(xié)調(diào)中工作行為的規(guī)范性。

　　西方國家社會管理中也注重依法管理，但政府對經(jīng)濟(jì)和管理事務(wù)僅在宏觀調(diào)控方面比較注重，在微觀方面干預(yù)比較少的情況下，秘書協(xié)調(diào)更具靈活性。美國和西歐的秘書人員，在領(lǐng)導(dǎo)不在時，可以相機(jī)處理比較重要的事務(wù)，可以協(xié)調(diào)一些比較重要的矛盾和問題。秘書在領(lǐng)導(dǎo)不在場的情況下，秘書按領(lǐng)導(dǎo)一貫的工作方式和思路代表領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行協(xié)調(diào)，被認(rèn)為是秘書展現(xiàn)才干、取得領(lǐng)導(dǎo)者賞識的極好機(jī)會。日本在這方面則控制較為嚴(yán)格，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人認(rèn)可秘書不得擅自處理和協(xié)調(diào)問題。

　　西方國家秘書協(xié)調(diào)，更側(cè)重于使用電話、接待來訪者以及處理人際關(guān)系方面的協(xié)調(diào)。

　　中外秘書協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)安排一般要遵循以下原則：一是必須圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作中心，突出重點。領(lǐng)導(dǎo)人的工作在不同時期、不同階段，有不同的工作中心和重點。二是必須建立有關(guān)制度，做到領(lǐng)導(dǎo)日程安排規(guī)范化。也就是要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)人的分工范圍，明確規(guī)定哪一類公務(wù)活動應(yīng)該由哪些領(lǐng)導(dǎo)人參加，哪些公務(wù)活動不安排領(lǐng)導(dǎo)人參加，避免出現(xiàn)隨意性。三是必須注重實施。要避免和克服形式主義，避免一般性活動過多面分散領(lǐng)導(dǎo)精力，干擾領(lǐng)導(dǎo)人的主要工作。四是必須征求領(lǐng)導(dǎo)人的意見，并由領(lǐng)導(dǎo)人最后審定，決不能由秘書及秘書部門包辦代替。

　　在我國，領(lǐng)導(dǎo)人活動安排中，特別強(qiáng)調(diào)整個領(lǐng)導(dǎo)成員活動安排的協(xié)調(diào)有序性。要保持領(lǐng)導(dǎo)成員之間的溝通不能中斷；要保持機(jī)關(guān)日常事務(wù)有領(lǐng)導(dǎo)成員主持；要盡可能保持領(lǐng)導(dǎo)成員的辦公會議全額到會等等。西方國家領(lǐng)導(dǎo)人活動安排，雖然也比較注重上述方面，便更強(qiáng)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)人活動的靈活性。如日本公司的總經(jīng)理要外出參加社會公共活動，公司的會議就必須延期，這樣一來，有關(guān)部門或出席會議的其他負(fù)責(zé)人的活動安排也必須作相應(yīng)的更改。

　　中外授權(quán)方式的相近之處。中外秘書完成領(lǐng)導(dǎo)交辦事項，一般都要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)人授權(quán)。其相近之處：一是確定性授權(quán)，即領(lǐng)導(dǎo)人將任務(wù)的內(nèi)容、處理的目的、要求、步驟和辦法都在授權(quán)時明確地向秘書指出，秘書只要按照領(lǐng)導(dǎo)人的明確指示去辦理，就能完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項。如果秘書在完成任務(wù)的過程中需要對領(lǐng)導(dǎo)指示進(jìn)行調(diào)整和改變，必須向領(lǐng)導(dǎo)請示，在得到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可后才能調(diào)整，不能擅自做主。二是彈性授權(quán)，即領(lǐng)導(dǎo)人指出授權(quán)范圍、處理原則；而具體的處理程序和處理辦法，由秘書人員自行處理。這是對有一定工作能力和經(jīng)驗的秘書采用的授權(quán)方式，秘書必須具有一定靈活便通能力并能準(zhǔn)確把握處理問題的原則。三是不確定授權(quán)，即領(lǐng)導(dǎo)人只指出要解決的問題，讓秘書全權(quán)去處理。在處理問題的原則，使用權(quán)力的大小、處理程序和具體辦法上，領(lǐng)導(dǎo)人都不作規(guī)定，由秘書人員自行做主，領(lǐng)導(dǎo)人只要求問題得到圓滿的解決。這種授權(quán)方式是領(lǐng)導(dǎo)人對其秘書工作能力、忠誠程度高度信任的體現(xiàn)。秘書在處理這類事務(wù)時更要全身心地投入、高度認(rèn)真負(fù)責(zé)、周密仔細(xì)地去圓滿地完成工作任務(wù)，決不能辜負(fù)領(lǐng)導(dǎo)人的信任和希望。

　　無論是確定性授權(quán)，還是彈性授權(quán)和不確定性授權(quán)，都是針對具體工作任務(wù)而委授的一次性代行權(quán)力。特定的交辦任務(wù)完成之后，這種委授的權(quán)力就自行消失，若再次遇到同類問題，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人授權(quán)，秘書不得自行處理。這是對秘書的臨時授予代行領(lǐng)導(dǎo)權(quán)與職能分工的權(quán)力分配的根本區(qū)別。

　　中外對秘書勞動成果認(rèn)定和激勵的異同

　　相同相近之處①影響秘書勞動成果的要素相近。秘書勞動成果的價值，要受其主觀因素的制約。秘書的個人素質(zhì)、工作作風(fēng)、技術(shù)水平、責(zé)任感和敬業(yè)精神等主觀因素對秘書勞動成果的價值大小起著關(guān)鍵性作用。而領(lǐng)導(dǎo)的信賴程度、工作指派的合理程度、各方面合作配合程度、組織氣候和人際關(guān)系狀況等客觀環(huán)境條件，對秘書勞動成果的影響，特別是領(lǐng)導(dǎo)人信賴程度的影響，比其他職業(yè)要大得多。由于秘書的職業(yè)特點，社會關(guān)系方面的軟件環(huán)境影響，要比物質(zhì)的硬件環(huán)境影響更大。

　　從職能地位來看，中外秘書處于領(lǐng)導(dǎo)工作的輔助地位。而輔助地位上有廣泛的領(lǐng)域和多級層次。若秘書個人素質(zhì)好，知識全面，能力較強(qiáng)，能取得領(lǐng)導(dǎo)的信賴，秘書作為近身輔助者，不僅能協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者處理重要的公務(wù)，獨(dú)當(dāng)一面地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)，在日常工作中為領(lǐng)導(dǎo)代勞，而且能為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，注重大決策中發(fā)揮智囊作用。

　　從職能范圍來看，秘書總體上是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)工作需要他做什么就做什么，而領(lǐng)導(dǎo)者對秘書工作的指派往往根據(jù)其對秘書的信任程序和對秘書能力的評價來決定。在領(lǐng)導(dǎo)信任程度高、秘書能力強(qiáng)的情況，秘書公務(wù)輔助工作范圍可以與領(lǐng)導(dǎo)活動的范圍相契合；

　　從取得勞動成果的方式來看。由于秘書工作對領(lǐng)導(dǎo)工作的從屬單位，和秘書部門處于決策層與執(zhí)行層的中介位置，其勞動成果對客觀軟環(huán)境條件的依賴性要大于其職能工作。

　?、诿貢鴦趧映晒y以準(zhǔn)確測定的相似這處。籠統(tǒng)地說，領(lǐng)導(dǎo)的勞動成果越大，其中蘊(yùn)含的秘書的勞動成果也越大；領(lǐng)導(dǎo)的勞動成果小，蘊(yùn)含在其中的秘書的有效勞動成果也?。坏?，具體在領(lǐng)導(dǎo)勞動成果中秘書勞動成果占多大份額，千差萬別，是很難測定出來的。

　?、勖貢@取勞動成果的途徑和客觀效應(yīng)的相似心之外。中外秘書獲取有效的勞動成果有多種途徑。按工作內(nèi)容分，可從參謀建議、協(xié)助管理和事務(wù)服務(wù)三種途徑取得勞動成果。在實踐中，秘書有很多向領(lǐng)導(dǎo)提供有價值的參謀建議的機(jī)會，而且其參謀建議比其他工作人員更有針對性、全面性和綜合性，更為及時和準(zhǔn)確。這是因為秘書貼近領(lǐng)導(dǎo)，有共同的實踐基礎(chǔ)，了解領(lǐng)導(dǎo)的需要。秘書參謀建議的內(nèi)容廣泛，能產(chǎn)生多種效應(yīng)。