企業(yè)檔案管理聽課筆記（8）

   第九章企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)
　　
　　1.論：企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)的意義與任務(wù)？（看）
　　
　　答：（一）企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)的意義：（也可答）
　　
　?。?）企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)是了解和掌握企業(yè)檔案形成、管理及利用情況的重要手段。
　　
　　（2）企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)是提高企業(yè)檔案管理水平，維護(hù)企業(yè)檔案的完整與安全，執(zhí)行集中統(tǒng)一原則的有力措施。
　　
　　（3）企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)可以幫助企業(yè)檔案工作者研究檔案利用規(guī)律，更好地開發(fā)企業(yè)檔案信息資源。
　　
　?。?）企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)是企業(yè)管理決策的重要依據(jù)。
　　
　?。?）企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)可以充分調(diào)動(dòng)廣大企業(yè)檔案工作者的積極性。
　　
　?。ǘ┢髽I(yè)檔案統(tǒng)計(jì)的任務(wù)：（也可答）
　　
　?。?）組織各種形式的企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查，收集有關(guān)企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀與發(fā)展的統(tǒng)計(jì)資料。
　　
　?。?）對(duì)收集來(lái)的統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行以統(tǒng)計(jì)分組和統(tǒng)計(jì)匯總為主要內(nèi)容的系統(tǒng)整理，使之系統(tǒng)化、有序化。
　　
　?。?）對(duì)經(jīng)過(guò)整理的統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，以便對(duì)企業(yè)檔案工作的發(fā)展作出科學(xué)的、總體的評(píng)價(jià)。
　　
　?。?）為檔案行政管理部門、專業(yè)主管部門和國(guó)家統(tǒng)計(jì)部門提供統(tǒng)計(jì)資料，實(shí)行統(tǒng)計(jì)服務(wù)和統(tǒng)計(jì)監(jiān)督。
　　
　?。?）根據(jù)統(tǒng)計(jì)資料，對(duì)企業(yè)檔案工作的發(fā)展進(jìn)行預(yù)測(cè)，并提供預(yù)測(cè)材料。
　　
　　2.企業(yè)檔案微觀統(tǒng)計(jì)包括（ABC）
　　
　　A檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)
　　
　　B檔案利用統(tǒng)計(jì)和人員、設(shè)備、環(huán)境及財(cái)務(wù)等輔助統(tǒng)計(jì)
　　
　　C檔案管理統(tǒng)計(jì)
　　
　　D檔案利用統(tǒng)計(jì)
　　
　　E各級(jí)檔案行政管理部門進(jìn)行的統(tǒng)計(jì)
　　
　　3.企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查方案的內(nèi)容（ABCDE）
　　
　　A確定調(diào)查目的
　　
　　B確定調(diào)查對(duì)象
　　
　　C調(diào)查單位
　　
　　D調(diào)查項(xiàng)目
　　
　　E調(diào)查方式
　　
　　4.專門調(diào)查包括（ABCE）
　　
　　A重點(diǎn)調(diào)查
　　
　　B典型調(diào)查
　　
　　C抽樣調(diào)查
　　
　　D案卷調(diào)查
　　
　　5.企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)整理包括（ABCD）
　　
　　A統(tǒng)計(jì)審核
　　
　　B統(tǒng)計(jì)分組
　　
　　C統(tǒng)計(jì)匯總
　　
　　D編制統(tǒng)計(jì)表
　　
　　E統(tǒng)計(jì)分析
　　
　　6.簡(jiǎn)：企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)分析的層次？
　　
　　答：企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)分析通常可分為三個(gè)層次：1），計(jì)算符合分析內(nèi)容所需要的資料；
　　
　　2），由量的分析過(guò)渡到質(zhì)的認(rèn)識(shí)，闡明企業(yè)檔案工作發(fā)展的規(guī)律，分析影響企業(yè)檔案工作的因素和原因；
　　
　　3），抓住當(dāng)前亟需解決的問(wèn)題，進(jìn)一步分析產(chǎn)生和發(fā)展的主客觀條件，提出解決矛盾、改進(jìn)工作的切實(shí)建議。
　　
　　7.論：企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)？（第一次出可能性不大）看
　　
　　答：（1）統(tǒng)計(jì)指標(biāo)是表明統(tǒng)計(jì)總體數(shù)量特征的范疇。企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)就是表明企業(yè)檔案工作總體的某種屬性與特征的概念和數(shù)值。
　　
　?。?）一個(gè)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)只能反映統(tǒng)計(jì)總體的某個(gè)側(cè)面，或某一側(cè)面的某一特征。但在企業(yè)檔案工作的實(shí)踐中，涉及到很多方面，涉及到很多特征，而且相互聯(lián)系著、彼此制約著。為此，要深入、全面地了解或認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案工作，就必須采用多個(gè)、并具有密切聯(lián)系的指標(biāo)。
　　
　?。?）這些處于有機(jī)聯(lián)系之中的多個(gè)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)，就構(gòu)成了統(tǒng)計(jì)指標(biāo)體系。企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)體系實(shí)際上是反映企業(yè)檔案工作數(shù)量方面所包括的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)，以及這些統(tǒng)計(jì)指標(biāo)間的相互關(guān)系。
　　
　　8.企業(yè)檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)由三方面構(gòu)成：（ADE）
　　
　　A檔案專題統(tǒng)計(jì)
　　
　　B檔案整理統(tǒng)計(jì)
　　
　　C檔案鑒定統(tǒng)計(jì)
　　
　　D檔案分類統(tǒng)計(jì)
　　
　　E檔案綜合統(tǒng)計(jì)
　　
　　9.論：檔案綜合統(tǒng)計(jì)？（可能出多選或名詞）
　　
　　答：（1）收進(jìn)量。含義是指在統(tǒng)計(jì)期內(nèi)，企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)接收歸檔入庫(kù)的檔案數(shù)量。它屬于時(shí)期指標(biāo)。
　　
　?。?）移出量。該指標(biāo)是指在統(tǒng)計(jì)期內(nèi)，檔案除正常利用之外移出庫(kù)外的數(shù)量。它也屬時(shí)期指標(biāo)，計(jì)量單位與收進(jìn)量一致。
　　
　?。?）銷毀量。這是指在統(tǒng)計(jì)期內(nèi)，經(jīng)過(guò)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀的檔案數(shù)量。其性質(zhì)為時(shí)期指標(biāo)，計(jì)量單位與收進(jìn)量一致。
　　
　?。?）封存量。這是指在統(tǒng)計(jì)期內(nèi)，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，執(zhí)行封存期的檔案數(shù)量。性質(zhì)與計(jì)量單位同收進(jìn)量。
　　
　?。?）接轉(zhuǎn)量。該指標(biāo)是指在統(tǒng)計(jì)期初的庫(kù)藏檔案數(shù)量。它屬時(shí)點(diǎn)指標(biāo)，計(jì)量單位同前。
　　
　?。?）庫(kù)藏量。該指標(biāo)是指在統(tǒng)計(jì)期末的庫(kù)藏檔案數(shù)量。性質(zhì)與計(jì)量單位同接轉(zhuǎn)量。
　　
　　10.為什么要統(tǒng)一收進(jìn)量的計(jì)量單位？☆有可能出
　　
　　答：收進(jìn)量的計(jì)量單位，由于企業(yè)檔案種類較多，實(shí)體形態(tài)差異較大，因此，有必要對(duì)收進(jìn)量的計(jì)量單位進(jìn)行統(tǒng)一。
　　
　?。?）收進(jìn)量的基本計(jì)量單位為“卷”。
　　
　?。?）收進(jìn)量的通用計(jì)量單位為“米”。它是指檔案疊放排列的厚度之和。
　　
　　（3）資料收進(jìn)量的計(jì)量單位為“冊(cè)”。
　　
　　（4）圖表型檔案材料的計(jì)量單位為“自然張”與“標(biāo)準(zhǔn)張”。所謂自然張，就是圖表型檔案材料的實(shí)際張數(shù)；而標(biāo)準(zhǔn)張則是以4號(hào)圖紙或A4型號(hào)的復(fù)印紙幅面大小為基本單位，稱為1張，其他幅面的圖表型檔案均折算為這種標(biāo)準(zhǔn)的倍數(shù)或分?jǐn)?shù)。
　　
　?。?）新型檔案的計(jì)量單位為：照片檔案用“張”，錄音、錄像、影片檔案用“盒”，電子檔案用“片”。
　　
　　11.檔案專題統(tǒng)計(jì)通常它可分為（ACD）
　　
　　A狀況
　　
　　B封存量統(tǒng)計(jì)
　　
　　C密級(jí)
　　
　　D保管期限
　　
　　E接轉(zhuǎn)量統(tǒng)計(jì)
　　
　　12.企業(yè)檔案管理統(tǒng)計(jì)包括（BCE）
　　
　　A檔案專題統(tǒng)計(jì)
　　
　　B整理
　　
　　C鑒定
　　
　　D檔案分類統(tǒng)計(jì)
　　
　　E保管
　　
　　13.企業(yè)檔案利用統(tǒng)計(jì)（ACE）
　　
　　A檔案用戶統(tǒng)計(jì)
　　
　　B檔案整理統(tǒng)計(jì)
　　
　　C利用檔案統(tǒng)計(jì)
　　
　　D檔案分類統(tǒng)計(jì)
　　
　　E利用服務(wù)統(tǒng)計(jì)
　　
　　14.檔案及其工作進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，往往涉及到三個(gè)基本的“部件”（ACE）
　　
　　A總量指標(biāo)
　　
　　B綜合指標(biāo)
　　
　　C相對(duì)指標(biāo)
　　
　　D單一指標(biāo)
　　
　　E平均指標(biāo)
　　
　　15.總量指標(biāo)計(jì)量單位一般有實(shí)物單位、勞動(dòng)單位和貨幣單位三種形式。（選擇）
　　
　　16.實(shí)物單位有：卷、張、臺(tái)、套、米、平方米等。
　　
　　17.勞動(dòng)時(shí)間有：天、小時(shí)
　　
　　18.論：企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作的相對(duì)指標(biāo)？
　　
　　答：相對(duì)指標(biāo)就是在企業(yè)檔案工作中，兩個(gè)相互聯(lián)系的指標(biāo)數(shù)值之比，用來(lái)反映企業(yè)檔案工作的質(zhì)量。相對(duì)指標(biāo)常用百分?jǐn)?shù)來(lái)表示。相對(duì)指標(biāo)有：歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率、查全率、查準(zhǔn)率。
　　
　?。?）歸檔率。它是用來(lái)檢查企業(yè)所形成文件歸檔齊全程度的，也是考核企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)檔案收集工作的一項(xiàng)重要指標(biāo)。即實(shí)際歸檔數(shù)與應(yīng)當(dāng)歸檔數(shù)的百分比。
　　
　?。?）完整率。完整率的指標(biāo)是檢查已歸檔的文件是否齊全的一項(xiàng)指標(biāo)。具體地說(shuō)，就是已歸檔的文件份數(shù)與應(yīng)歸檔的文件份數(shù)之比的百分?jǐn)?shù)。
　　
　?。?）準(zhǔn)確率。準(zhǔn)確率指標(biāo)主要是用來(lái)考查企業(yè)所形成的準(zhǔn)確的科技文件份數(shù)與應(yīng)歸檔的科技文件份數(shù)的百分比。
　　
　?。?）查全率。檔案查全率是指用戶利用的檔案數(shù)量與庫(kù)藏范圍內(nèi)相關(guān)檔案數(shù)量的百分比。
　　
　　（5）查準(zhǔn)率。該指標(biāo)是指在統(tǒng)計(jì)期內(nèi)，用戶利用檔案數(shù)量與調(diào)卷數(shù)量之比。